Guia de Documentação Empresarial e Gestão de Arquivos
Documentação e Comunicação Empresarial
Aviso: Este documento visa informar os funcionários sobre assuntos de interesse do grupo.
Tipos de Documentos de Negócios
Documentos de Compra e Venda:
- Oferta, seleção, contrato, declaração, carta de embarque, fatura, fatura pró-forma, recibo, notas.
Documentos Gerais:
- Comunicações internas, relatórios, atas, comunicados, memória, instância de recurso, ofícios, declarações e certificados.
Comunicação Interna: Mensagens de comunicação interdepartamental.
Características comuns em avisos e comunicações internas: São textos curtos, informais, sem protocolos rígidos, devidamente datados e assinados.
Relatórios Administrativos
Geralmente são de responsabilidade de especialistas, redigidos em estilo impessoal (terceira pessoa) com linguagem técnica. Podem ser narrativos ou científicos, apresentando eventos em ordem cronológica.
Objetivos: Fornecer informações, auxiliar na tomada de decisões e contribuir para a gestão. Devem atender aos requisitos de objetividade e confidencialidade.
Classificação dos Relatórios
- Conteúdo: Pessoais ou comerciais.
- Extensão: Internos (pessoal próprio) ou externos.
- Grau de envolvimento: Expositivos ou de avaliação (interpretação).
- Método: Relatório puro ou carta-relatório.
Estrutura básica: Título, introdução, exposição, conclusão, data, assinatura e anexos.
Reuniões e Atas
Reuniões: Convocatória de pessoas para uma reunião contendo a agenda ou sequência de assuntos programados.
Conteúdo da Convocatória: Dados do organizador, data do documento, data, hora e local da reunião, assuntos a serem abordados e detalhes das propostas.
Ata: Registro escrito (crônica) do que sucedeu em uma reunião, detalhando os acordos alcançados.
Conteúdo da Ata: Detalhes da reunião (local, data, hora, duração), identidade dos participantes, assuntos discutidos, decisões tomadas, resultados dos debates, intervenções e assinaturas.
Comunicação Formal e Protocolar
Características: Administradas por protocolos de substância e forma, linguagem formal e despersonalização.
Tipos de Documentos Formais
- Instância (Requerimento): De indivíduos para a administração.
- Ofício: Da administração para indivíduos ou entre entidades públicas.
- Atestado/Certificado: Para provar um fato ou circunstância.
- Declaração: Envolve o testemunho sobre determinados fatos.
Correspondência Comercial e Proteção de Dados
A correspondência comercial é volumosa e exige processos de produção, arquivamento e preservação. Deve-se observar a Lei de Proteção de Dados (Lei 15/1999).
Direitos sobre Informações Pessoais
- Coleta apenas quando necessário e com consentimento.
- Uso exclusivo para os fins informados.
- Garantia de acesso, retificação, oposição e cancelamento.
- Segurança e conservação racional dos dados.
Gestão de Arquivos
O arquivo é o lugar onde a documentação é armazenada de forma ordenada e metódica. É a memória da empresa e deve ser preservada para cumprir leis e facilitar a localização de informações.
Métodos de Classificação
- Alfabética: Simples e adaptável, baseada em palavras-chave (nomes).
- Numérica: Ilimitada e precisa, mas requer índices auxiliares.
- Alfanumérica: Combina letras e números, oferecendo flexibilidade.
- Cronológica: Baseada em datas; rápida, mas exige conhecimento do período do documento.
- Geográfica: Baseada em locais; ideal para gestão territorial.
- Por Assunto: Organização temática; facilita a pesquisa, mas pode gerar duplicidade.
Boas Práticas de Arquivamento
- Não acumular papel desnecessário.
- Manter a ordem e usar fixadores/pastas.
- Utilizar códigos visuais e controlar a retirada de documentos.
Arquivos Digitais e Segurança da Informação
A documentação física pode ser convertida para meios digitais ou microfilmagem. No ambiente digital, utiliza-se o gerenciador de arquivos para organizar pastas e documentos.
Segurança de Dados
- Backup: Contra perda de dados.
- Senhas: Contra interferências internas.
- Antivírus: Contra programas maliciosos.
- Firewall: Contra intrusões externas.
- Criptografia: Para proteger informações sigilosas.
Efetividade vs. Eficácia: A efetividade foca em alcançar o objetivo, enquanto a eficácia foca em realizar a tarefa com o menor consumo de recursos possível.