Guia de Estruturação de Projetos: Plano, Custos e Gestão

1) Título do Projeto

Caracterização: Descrever, em poucas palavras, o que se pretende realizar no projeto. Indicar claramente o órgão executor e o patrocinador.

2) Natureza do projeto

• Fundação: Origem do projeto e as razões que o justificam.
• Instância marco: Organização responsável pela execução.
• Objetivo: Metas a alcançar e os resultados esperados.
• Descrição do projeto: Conteúdo, incidência e responsabilidades; o que se pretende fazer com o projeto.
• Serviços e necessidades: Se aplicável, descrição dos serviços prestados e das necessidades que serão cobertas.
• Beneficiários: Destinatários do projeto e quem será diretamente beneficiado.
• Localização física e abrangência espacial: Áreas cobertas e alcance geográfico do projeto.

3) Especificações operacionais e tarefas

Explicar como as ações serão organizadas, coordenadas e executadas. Definir o gestor, as funções complementares e as diferentes tarefas operacionais. Detalhar a sequência e a lógica de execução das atividades.

4) Métodos e técnicas a utilizar

Descrever os métodos, as metodologias e as técnicas instrumentais que serão adotados para realizar o projeto. Indicar ferramentas, procedimentos e critérios técnicos relevantes.

5) Determinação da agenda e cronograma

Agendamento: Indicar quando as ações acontecerão e o calendário do projeto.

• GANTT: Cronograma em gráfico de Gantt, de fácil compreensão.
• Redes: Em projetos mais complexos, utilizar redes de dependências para identificar limitações e encadeamentos.
• ABC: Avaliar complexidade média das tarefas e prioridades (classificação ABC, se aplicável).

6) Determinação dos recursos necessários

Identificar quem fará o quê e com quais meios. Detalhar os recursos humanos, materiais, técnicos e financeiros:

• Recursos humanos: Perfil do pessoal, capacitação necessária, distribuição de tarefas e carga de trabalho.
• Materiais e equipamentos: Ferramentas, equipamentos e instrumentos necessários.
• Técnicas: Técnicas e procedimentos a serem utilizados.
• Recursos financeiros: Orçamentos, fontes de financiamento e necessidades de crédito.

7) Cálculo dos custos e elaboração do orçamento

O orçamento deve incluir todos os custos relevantes do projeto:

• Custos de pessoal (por dia, por local ou por função).
• Custos de materiais e equipamentos.
• Despesas operacionais e administrativas.
• Provisões para imprevistos e contingências.
• Benefícios e encargos aplicáveis.

Observação: O custo deve ser calculado por item (preço/unitário por fato ou atividade), com justificativa e comprovação; os preços unitários devem ser consistentes e verificáveis.

8) Estrutura organizacional e gestão do projeto

Definir a organização do projeto, procedimentos operacionais, funções do pessoal e mecanismos de relacionamento e coordenação interna. Estabelecer sistemas de avaliação, acompanhamento e canais de informação.

• Organização funcional: Quando a gestão do projeto é realizada dentro de uma estrutura organizacional já existente.
• Organização por projeto: Estrutura criada especificamente para o projeto (unidade projetizada), que pode desaparecer ao término do projeto.
• Responsabilidades administrativas: Designação de pessoas e departamentos responsáveis pela execução e pela supervisão.

9) Indicadores de avaliação

Definir indicadores que permitam medir o progresso e o alcance das metas. Os indicadores devem ser:

• Mensuráveis: Permitir quantificação clara dos resultados.
• Verificáveis: Suportados por evidências e fontes confiáveis.
• Relevantes: Medir eficácia e impacto em relação aos objetivos.
• Sensíveis: Capazes de detectar variações significativas no desempenho.

10) Fatores condicionantes externos e pré-requisitos

Identificar fatores externos que condicionam a realização dos objetivos. Avaliar se os pressupostos são realistas e bem fundamentados (preços, disponibilidade de recursos, legislação, entre outros).

• Pré-requisitos: Fatores externos ao controle da administração do projeto, mas essenciais para o seu sucesso.

Conclusão: Este guia organiza os elementos essenciais para caracterizar, planear e gerir um projeto: título, natureza, especificações operacionais, métodos, cronograma, recursos, orçamento, estrutura organizacional, indicadores e fatores externos. Cada seção deve ser detalhada e documentada para garantir clareza, viabilidade e controle ao longo da execução do projeto.