Guia de Microsoft Access: Gestão de Bases de Dados

O Microsoft Access é um software para criar bases de dados e gerenciar informações. Ele permite manipular dados em tabelas, criar relações entre eles, além de consultas, formulários para entrada de dados e relatórios para apresentação. Extensão de arquivo: ACCDB.

Barras de Acesso do Programa

• Título: Contém o nome do programa e o arquivo com o qual trabalhamos. Ao lado, é composto pelas opções para minimizar, maximizar e fechar.
• Atalho: Possui as operações mais comuns, como salvar, refazer ou desfazer.
• Fita: Contém todas as opções do programa e guias agrupadas por categoria, com botões e menus.
• Guia Arquivo: Possui opções para o programa e dois elementos: a opção que apresenta mais informações aos comandos à direita e comandos imediatos (que funcionam com um clique).
• Status: Localizada no fundo, fornece informações sobre a janela ou visualização em que estamos.

Objetivos Principais

• TABELAS: Servem para armazenar informações sobre um determinado tema e contêm os campos que, por sua vez, armazenam os dados como nomes, endereços, entre outros. Um conjunto de dados para o mesmo objeto em uma tabela ou linha é chamado de registro.
• CONSULTAS: Permitem visualizar dados de tabelas onde você pode extrair informações que atendam a condições específicas.
• FORMULÁRIOS: Usados para visualizar, introduzir e modificar dados em tabelas.
• RELATÓRIOS: Servem para formatar, calcular e sintetizar os dados. Geralmente são utilizados para impressão.

Vista de Design

A Vista de Design serve para definir as colunas das tabelas e outras considerações. É onde definimos o nome da tabela e a grade onde as colunas são configuradas. Na parte inferior esquerda, estão as abas "Geral" e "Pesquisa" para definir as propriedades do campo com a ajuda de um painel à direita. Na linha 1, digite o nome do cabeçalho; no tipo 2, o tipo de dado (o texto padrão é colocado); e na descrição 3, informações adicionais (não obrigatório).

Tipos de Campos

• TEXTO: Caracteres, dígitos e caracteres especiais, tais como nomes e endereços.
• MEMO: Para textos com mais de 255 caracteres (explicações ou comentários).
• NÚMERO: Dados numéricos para cálculos matemáticos.
• DATA/HORA: Para inserir horários e datas de 100 d.C. a 9999 d.C.
• MOEDA: Valores monetários e dados numéricos usados em cálculos matemáticos contendo até 4 casas decimais.
• AUTONUMERAÇÃO: Um número sequencial que o Access atribui automaticamente cada vez que você adiciona um novo registro.
• SIM/NÃO: Campos contendo dois valores (Sim/Não, Verdadeiro/Falso, Ligado/Desligado).
• OBJETOS OLE: Dados binários (como planilhas do Excel ou documentos do Word).
• HIPERLINK: Combinação de texto e números que serve como endereço de hiperlink.
• ANEXO: Arquivos, imagens, gráficos e planilhas. Semelhante a um e-mail, oferece mais flexibilidade que o objeto OLE.
• CALCULADO: Seu valor é o resultado de uma operação aritmética ou lógica realizada com dados de outros campos.

Setores do Formulário QBE

• No campo que vamos usar, que pode ser uma tabela ou um cálculo.
• Em cima da tabela está o nome que vem com o campo.
• A ordem é utilizada para classificar as linhas.
• Mostrar: Ativa ou desativa a exibição do resultado.
• Critérios: Onde se especifica a condição que os registros devem obedecer para aparecer no resultado da consulta.
• Ou: Esta e as linhas seguintes são usadas para combinar condições.

Criação de Formulários

O formulário é usado para definir telas e editar registros em uma tabela ou consulta.

1. Abra o Assistente de Formulário (na guia Formulários).

Escolhemos a tabela ou consulta e inserimos os campos com as setas. Clicamos em Avançar. É exibida uma tela para escolher a distribuição de dados (colunar, tabular, folha de dados ou justificado). Clique em Avançar. Selecione o estilo desejado. Antes de clicar em Concluir, pode-se optar por abrir o formulário para exibir/inserir informações ou modificar o design, onde é possível alterar a aparência do formulário.

Propriedades do Campo

• Chave Primária: Fornece um valor único para cada linha da tabela e serve como identificador de registro. Não podemos atribuir mais de uma, exceto se for um grupo de campos.
• Tamanho do Campo: Para texto, determina o número máximo de caracteres. Para números, as opções são: byte, inteiro, inteiro longo, simples, duplo e decimal.
• Formatos do Campo: Usado para personalizar a apresentação dos dados. Pode ser definido para todos, exceto OLE, hiperlinks e anexos.
• Casas Decimais: Indica o número de casas decimais para tipos numéricos, autonumeração ou moeda.
• Máscara de Entrada: Controla os valores que os usuários podem inserir.
• Título: Indica como queremos exibir o cabeçalho do campo.
• Valor Padrão: Um valor que é inserido automaticamente se nenhum outro for informado.
• Regra de Validação: Permite controlar a entrada de dados por critérios específicos.
• Texto de Validação: Texto exibido se o valor inserido não cumprir a regra de validação.
• Requerido: Define se o preenchimento do campo é obrigatório (Sim ou Não).
• Comprimento Zero: Controla se podem ser inseridos valores vazios.
• Indexação: Útil para estabelecer um índice de um único campo.

Relacionamentos

Os RELACIONAMENTOS permitem a utilização simultânea de dados de mais de uma tabela.

• Um para um: Quando um registro em uma tabela só pode se relacionar com um único registro em outra tabela.
• Um para muitos: Quando um registro em uma tabela pode ser relacionado a vários registros em outra, mas o inverso não é verdadeiro.
• Muitos para muitos: Quando um registro em uma tabela pode ser relacionado a mais de um registro de outra tabela e vice-versa.

Tipos de Consultas

• Seleção: Extração ou exibição de dados que atendam a critérios específicos, permitindo modificá-los.
• Ação: Fazem alterações nos registros. Existem vários tipos:
  • ELIMINAÇÃO: Consultas que excluem ou removem registros de uma tabela que satisfazem os critérios especificados.
  • CRIAR TABELA: Consultas que removem registros de uma tabela para criar uma nova com base nos critérios especificados.
  • ANEXAR (Append): Consultas que removem ou selecionam registros para adicioná-los a outra tabela.
  • ATUALIZAÇÃO (Update): Consultas que removem ou selecionam registros para atualizar seus valores.
• Consultas SQL: Não podem ser definidas pela grade QBE, mas sim em linguagem SQL, como as consultas de união.
• Consulta de Parâmetro: Funciona como um campo, mas o valor é digitado pelo usuário no momento da execução.
• Consulta Multitabela: Recupera dados de várias tabelas incluídas na janela de design.
• Consultas de Resumo: As linhas resultantes são um resumo das linhas de origem. É definido pelo botão Totais, que adiciona a linha "Total" à grade. As funções de agregação permitem obter resultados baseados em colunas, como: Soma, Média, DesvPad, Var, Mín, Máx e Contagem. A opção Agrupar Por define o agrupamento das colunas.

Relatórios

Os relatórios são utilizados para apresentar dados de uma tabela ou consulta, normalmente para impressão. A diferença para os formulários é que os dados são apenas visualizados ou impressos (sem alteração) e podem ser agrupados facilmente para totais.

Criação de Relatórios

1. Abrir o Assistente de Relatórios (guia Relatórios).

Escolhemos a tabela ou consulta e inserimos os campos. Na tela seguinte, escolhemos os níveis de agrupamento. Adicione o campo desejado e avance. Escolha a classificação dos registros (até 4 campos, em ordem crescente ou decrescente). Selecione a distribuição (etapas, bloco ou esquema) e a orientação (vertical ou horizontal). É possível ajustar a largura do campo para caber na página. Por fim, defina o título do relatório e conclua para visualizar ou modificar o design.