Guia de Padronização de Documentos Oficiais

PARTES DO DOCUMENTO:

Cabeçalho: Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado. Deve conter o nome do órgão principal e os nomes dos órgãos secundários, quando necessários, organizados da maior para a menor hierarquia.

Identificação do Expediente:

• a) Nome do documento: tipo de expediente por extenso, escrito com todas as letras maiúsculas;
• b) Indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº;
• c) Informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/).

EXEMPLO: MEMORANDO Nº 10/CFP

Local e Data do Documento:

• b) Informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação (UF) após o nome da cidade;
• c) Dia do mês: utiliza-se numeração ordinal para o primeiro dia do mês e numeração cardinal para os demais dias. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia;
• d) Nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;
• e) Pontuação: coloca-se ponto-final após a data.

EXEMPLO: Brasília, 2 de fevereiro de 2018.

Endereçamento: Ao Senhor ou À Senhora + POSTO OU GRADUAÇÃO + NOME.

Assunto: A frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula. Não se deve utilizar verbos e sugere-se o uso de quatro a cinco palavras. Coloca-se ponto-final após o assunto.

TEXTO: Para quantidades ou valores, deve-se informar o número por extenso. Verbos que devem ser utilizados: Participo, informo, comunico, relato, solicito, requeiro, determino + a Vossa Senhoria.

FECHO (Centralizado)

• Respeitosamente: Para autoridades de hierarquia superior à do remetente;
• Atenciosamente: Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO (Centralizado)

Assinatura
Nome completo (em letra de forma) – Posto ou Graduação + QBMG
Cargo
Matrícula

Observação: Em toda abreviatura, a primeira letra deve ser maiúscula e finalizada com ponto, com exceção de postos e graduações.