Guia de Planeamento de Eventos: Fases e Características

Fases do planeamento de eventos:

• Definir os objetivos do evento
• Verificar e analisar o orçamento disponível
• Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano
• Definir o tema do evento
• Definir o público-alvo do evento
• Definir a data do evento
• Escolher os horários do evento
• Selecionar o local do evento:
  • Infraestruturas
  • Estacionamento
  • Equipamentos necessários
  • Hotéis, restaurantes, bares…
  • Segurança, limpeza
• Escolher a disposição das salas e dos ambientes
• Reunir os envolvidos
• Contratar serviços de terceiros:
  • Catering
  • Equipamentos
  • Rececionistas
  • Transporte
  • Serviço de filmagem e fotografia
  • Decoração
• Elaborar o programa e o conteúdo do evento:
  • Dias, horário
  • Oradores
  • Resumo de palestras
  • Salas para cada atividade
  • Horários e locais de refeições
  • Promoções realizadas
  • Informação sobre o transporte dos convidados
  • Valor a ser pago pelos participantes
  • Condições e formas de pagamento
• Elaborar e enviar convites:
  • Data e horário do evento
  • Local do evento
  • Tema do evento
  • Logótipo da empresa
  • Principais assuntos tratados
  • Telefone para confirmar presença
  • Se a apresentação do convite for obrigatória para a entrada no evento
• Desenvolver material promocional:
  • Identificação das pessoas envolvidas
  • Identificação das mesas
  • Kit de palestras – pasta
  • Menu
  • Brindes
• Definir concursos e atrações
• Definir mecanismos para a divulgação do evento
• Contratar a imprensa
• Preparar o sistema de registo de visitantes
• Verificar o investimento total previsto para o evento
• Preparar formulários de controlo
• Preparar formulários e questionários de avaliação

Características do evento programado:

• a) Título: Descrever o título
• b) Objetivo/tema: Negócios/workshop; Congresso; Exposição/feira; Palestra/conferência; Reunião de trabalho.
• c) Promotora do evento: Empresa/entidade; Nome/razão social; Endereço; Telefone/fax.
• d) Período/data/horários
• e) Características gerais e discriminação dos participantes: Casais; Homens; Mulheres; Solteiros.
• f) Dados pessoais dos participantes: Profissão/atividades; Cargos/funções; Local/residência; Total estimado de participantes.
• g) Participantes especiais: Diretores; Homenageados; Convidados VIP; Coordenadores/mediadores.
• h) Serviços de suporte: Transporte de passageiros; Traslados; Passeios/tours; Recreação para adultos.
• i) Locais de ocupação e serviços: Sala de reuniões; Auditório; Restaurante; Estacionamento; Salas de apoio; Business center; Heliporto.

Hospedagem

• Apartamento single
• Apartamento double
• Apartamento triplo
• Suíte
• Cortesias
• Hospedagem para o pessoal de serviço e apoio

Alimentação e bebidas

Tipos de serviços:

• À la carte
• Buffet
• Cocktail

Ementas:

• a) Cocktail de abertura/encerramento
• b) Coffee break

Características dos eventos:

Quanto ao porte:

• Pequeno: até 200 participantes;
• Médio: entre 200 e 500 participantes;
• Grande: entre 500 até 5000 participantes;
• Macro ou megaevento: acima de 5000.

Quanto ao perfil dos participantes:

• Geral: organizado para o público em geral;
• Dirigido: restrito a público que possui afinidades com o tema;
• Específico: realizado para público claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto.

Quanto à data de realização:

• Fixa: invariável, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada;
• Móvel: realiza sempre, porém em data variável;
• Esporádica: realização temporária, acontece em função de factos extraordinários, previstos e programados.

Quanto aos objetivos:

• Científico e cultural: educacional, político, artístico ou desportivo;
• De caráter comercial: comercialização;
• Social: beneficente, congregação e integração.