Guia de Planeamento e Organização de Eventos

Dimensões dos Eventos

• Geográficos:
  • Local: S. Pedro, S. João, Feira do Chocolate;
  • Regional: S. João, Festa da Castanha;
  • Nacional: Noite Branca, Carnaval, Dia de Portugal;
  • Internacional: Halloween, Natal, Páscoa.
• Económico: Através da receita, restauração, comércio e transportes.
• Temporal:
  • Pontual: Inauguração de um local ou exposição;
  • Sazonal: S. Pedro, Halloween;
  • Recorrente: Mares Vivas, Dias do Parque, Rock in Rio.

Tipologias de Eventos

• Social e Cultural:
  • Social: Talentos solidários e angariação de fundos;
  • Cultural: Promoção de novos talentos.
• Categorias:
  • Culturais: Festivais de música e de cinema;
  • Desportivas: Maratonas e campeonatos;
  • Religiosas: Peregrinações e festas patronais;
  • Negócios: Congressos e degustações;
  • Gastronómicas e Enológicas: Festas populares e celebrações locais.

22 Pontos Fundamentais de um Evento

1. Definir objetivos;
2. Verificar e analisar o orçamento disponível;
3. Definir as estratégias;
4. Definir o tema;
5. Definir o público-alvo;
6. Definir a data;
7. Escolher o horário;
8. Definir o local;
9. Escolher a disposição da sala;
10. "Vender" quotas;
11. Reunir os envolvidos;
12. Outsourcing;
13. Elaborar o programa;
14. Elaborar e enviar convites com antecedência;
15. Desenvolver material promocional;
16. Definir promoções e atrações;
17. Definir mecanismos de divulgação;
18. Contratar assessoria e empresa;
19. Preparar o sistema de cadastro;
20. Verificar e controlar o investimento feito;
21. Preparar formulários de controlo;
22. Preparar questionários de satisfação.

Estrutura do Planeamento de Eventos

• Objetivos: Geral e Específico;
• Público: Externo, Interno ou Misto;
• Estratégia: Atração para o público de interesse do evento;
• Recursos: Humanos, Materiais e Físicos;
• Implementação: Descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até ao seu término;
• Acompanhamento e Controlo: Determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo do evento;
• Avaliação: Feita após o evento, em forma de relatório.

O Uso do Check-list

O check-list é uma ferramenta usada para garantir que todas as tarefas, etapas ou itens importantes sejam verificados e concluídos sem esquecimentos. É muito utilizado em áreas como hotelaria, eventos e manutenções.

Para que serve: Organizar tarefas, evitar falhas ou esquecimentos e garantir a qualidade e segurança.

• Campos essenciais: Responsável pela tarefa, Supervisor, Data e hora, Observações.