Guia de Tomada de Decisão e Planejamento Organizacional

Tipos de Decisões

• Decisões Programadas: Fazem parte do acervo de soluções da organização. Resolvem problemas que já foram enfrentados e que se comportam sempre da mesma maneira. Exemplo: limite de crédito do cheque especial; funciona como empréstimo programado e segue uma série de decisões.
• Decisões Não Programadas: São preparadas uma a uma para atacar problemas que as soluções padronizadas não conseguem resolver; situações novas. Exemplo: ataque terrorista, onde nenhuma forma de resolver problemas estava disponível.

Processo de Resolução de Problemas

• Identificação do Problema: Esta é a fase em que se percebe que o problema está ocorrendo e que é necessário tomar decisões.
• Diagnóstico: Etapa que consiste em procurar entender o problema ou oportunidade e identificar suas causas e consequências.
• Geração de Alternativas: Consiste em gerar alternativas para a solução, utilizando técnicas como Brainstorming e Brainwriting.
• Escolha de uma Alternativa: As alternativas são avaliadas, julgadas e comparadas para que uma escolha possa ser feita.
• Avaliação da Decisão: O processo de resolver problemas completa-se quando a decisão é implementada e seus efeitos são avaliados.

Ferramentas de Apoio à Decisão

• Brainstorming: Sugestões em grupo sem delimitar alternativas; todos contribuem de forma verbal.
• Brainwriting: Sugestões particulares por escrito, sem comunicação verbal. Anota ideias ou sugestões para resolver problemas.
• Diagrama de Ishikawa: Diagrama que tem a forma de uma espinha de peixe. É um gráfico que tem por finalidade organizar o raciocínio e a discussão sobre as causas de um problema (Mão de obra, Máquinas, Métodos, Materiais).
• Princípio de Pareto: Regra do 80-20 (20% das causas geram 80% dos efeitos).
• MDPO: Recurso que permite organizar, em diagrama, as relações de causa e efeito existentes em um problema. Organiza informações em uma estrutura de causas e efeitos.
• Análise de Vantagens e Desvantagens: Maneira mais simples de avaliar as possibilidades de decisões.
• Ponderação de Critérios: O processo de escolher torna-se racional quando as alternativas são avaliadas objetivamente, com base em critérios ponderados, identificados explicitamente.

Racionalidade e Intuição no Processo de Tomar Decisões

É a combinação de racionalidade e intuição no processo decisório. A diferença entre racionalidade e intuição está na proporção de informação, de um lado, e opinião e sentimentos, de outro. Quanto maior a base de informações, mais racional é o processo. Quanto maior a proporção de opiniões e sentimentos, mais intuitivo se torna.

• Racionalidade: Uma decisão racional baseia-se totalmente em informações e não em sentimentos, emoções ou crenças infundadas sobre a situação e as escolhas que ela requer. Pressupõe uma ordem lógica.
• Intuição: É uma forma de percepção e aprendizagem. "Saber sem saber como se sabe". A intuição nasce da experiência e de sentimentos a respeito dos estímulos, como a percepção de que uma pessoa está mentindo ou dizendo a verdade.

Quem deve tomar decisões?

A responsabilidade primária pelas decisões é das pessoas que ocupam cargos administrativos ou gerentes, mas isso não significa que eles devam tomar todas as decisões.

• Decisões Autocráticas: São tomadas por gerentes ou pessoas que não ocupam cargo gerencial, mas têm responsabilidade e autoridade pela administração de algum tipo de recurso. Essas decisões não precisam de discussões, informação ou acordo do grupo.
• Decisões Compartilhadas: São tomadas pelos gerentes junto com sua equipe. São compartilhadas as decisões que não podem ser impostas e precisam de discussão, participação e aconselhamento.
• Decisões Delegadas: São tomadas pela equipe ou pessoa que recebeu poderes para isso. As decisões delegadas não precisam ser aprovadas ou revistas pela administração; a pessoa ou grupo assume plena responsabilidade.

Planejamento

É a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo de tomar decisões.

• Definição: Planejar é definir objetivos ou responsabilidades a serem alcançadas; definir meios para possibilitar a realização de resultados; imaginar e trabalhar para construir uma situação nova.

Atitudes perante o Planejamento

• Atitude Proativa: Representada pelas forças que desejam e impulsionam as mudanças na organização (entendimento das forças do ambiente, impulso e desejo de mudança, antecipação aos eventos).
• Atitude Reativa: Representada pelas forças que desejam e preservam a estabilidade, a manutenção do status quo (rejeição das informações do ambiente, tendência para a estabilidade, reação aos eventos).
• Equilíbrio de Forças: A atitude proativa é importante para o crescimento e a mudança; a atitude reativa é importante para manter o equilíbrio e para impedir as mudanças abruptas e desnecessárias.

O Processo de Planejamento

• Aquisição dos Dados de Entrada: São informações sobre o presente, passado e futuro do ambiente externo e dos sistemas internos da organização. Exemplos: problemas e oportunidades nos sistemas internos, decisões que afetam o futuro, encomendas ou solicitações de clientes.
• Tomada de Decisões: Os dados de entrada são processados e transformados em novas informações e decisões. Exemplos: interpretação do significado das informações; identificação de alternativas para lidar com necessidades, ameaças e oportunidades; avaliação das alternativas e escolha de cursos de ação, objetivos e recursos.

Componentes de um Plano

Um plano é um guia para o futuro. Estabelece qual situação deverá ser alcançada, o que precisa ser feito e os recursos aplicados.

• Objetivo: Indica um conceito central em administração. São os resultados desejados que orientam o intelecto e a ação; são os fins, propósitos, intenções ou estados futuros que as pessoas e as organizações pretendem alcançar.
• Meios de Realização: É preciso definir um ou mais cursos de ação, executar atividades e empregar recursos.
• Meios de Controle: São informações para avaliar até que ponto os objetivos estão sendo atingidos e se os cursos de ação escolhidos são apropriados.

Tipos de Planos

• Planos Permanentes: Contêm decisões programadas para situações predefinidas (políticas, procedimentos operacionais, missão e outros objetivos permanentes).
• Planos Singulares ou Temporários: Extinguem-se quando os objetivos são realizados. Exemplos: calendário de cursos, cronograma de construção, orçamento de campanha publicitária (cronogramas, calendários, orçamentos, projetos).

Definições Importantes

• Políticas: Orientação genérica que define o curso de ação a ser seguido quando determinado tipo de problema se apresenta. Exemplos: evitar endividamento (finanças), comprar apenas de fornecedores com certificação (compras), atender imediatamente reclamações (qualidade).
• Procedimentos: Também chamados de rotinas ou normas, são descrições detalhadas da sequência de atividades para cumprir um objetivo, visando reduzir erros. Exemplo: conferir informações, preencher campos e clicar em enviar.

Lidar com o Futuro

Baseia-se na projeção de dados da realidade presente:

• Lidar com a certeza.
• Análise de séries temporais (perspectivas futuras).
• Projeções derivadas (ex: baixar preço para melhorar vendas).
• Relações causais (impacto de um evento em outro).

Níveis de Planejamento

• Planos Estratégicos: Definem a missão e os objetivos da organização, considerando ameaças e oportunidades do ambiente. Definem o futuro e as formas de atuar.
• Planos Funcionais: Elaborados para realizar os planos estratégicos em áreas especializadas (Marketing, Operações, RH, Finanças).
• Planos Operacionais: Definem meios (atividades, recursos e controles) para a realização de qualquer espécie de objetivo.

Planejamento Estratégico em Detalhes

Processo de estruturar cursos de ação e objetivos (missão, desempenho, desafios, pontos fortes/fracos e competências).

• Complexo: Etapas podem ser cumpridas em qualquer ordem ou simultaneamente.
• Dinâmico: As análises devem ser contínuas para acompanhar a evolução.
• Missão: Define a área de atuação ou ramo de atividade da empresa.
• Desempenho: Informações sobre resultados comparados a objetivos e concorrência (participação do cliente, faturamento, market share).
• Análise do Ambiente: Pilar do planejamento estratégico para identificar ameaças e oportunidades.
• Ramo do Negócio: Estrutura (vendas, produção, faturamento), linhas de produtos e comportamento dos compradores (qualidade, sazonalidade).
• Mudanças Tecnológicas: Acompanhamento de tendências de inovações.
• Conjuntura Econômica: Emprego, taxas de juros, valor de ações, admissões/demissões.
• Análise Interna: Identificação de pontos fortes e fracos (Avaliação de Desempenho).

Análise das Áreas Funcionais

• Produção: Arranjo físico, idade e limpeza das máquinas.
• Marketing: Capacidade de entender o mercado e desempenho em lançamentos.
• RH: Existência do departamento e políticas de administração.
• Finanças: Fluxo de caixa, liquidez e solvência.

Objetivos Estratégicos e Modelos de Estratégia

Resultados concretos (cliente, mercado, vantagens competitivas). Exemplo: tornar-se líder no mercado automotivo.

Estratégias de Porter (3 Categorias)

• Diferenciação: Identidade própria para o produto/serviço. Exemplo: McDonald's enfatiza qualidade uniforme e rapidez.
• Liderança de Custo: Fornecer produto ou serviço mais barato que os concorrentes.
• Foco: Concentrar-se em um nicho ou segmento de mercado específico.

Matriz de Ansoff

• Penetração de Mercado: Produtos tradicionais em mercados tradicionais. Exemplo: Cia aérea focando em vendas para empresas.
• Desenvolvimento de Mercado: Mercado novo com produtos tradicionais. Exemplo: Cartão de crédito para público específico.
• Desenvolvimento de Produto: Mercados tradicionais com produtos novos. Exemplo: Empresa de turismo com novos roteiros.
• Diversificação: Novos mercados com novos produtos. Exemplo: Venda de passagens entrando no mercado de excursões.

Tipologias de Miles e Snow

• Comportamento Defensivo (Estratégia de Estabilidade): Foco estreito, altamente especializadas, relutam em novas oportunidades.
• Comportamento Prospecto (Estratégia de Crescimento): Busca contínua por novas oportunidades e lidar com ameaças.
• Comportamento Analítico: Atuam em dois mercados (um estável e outro em mudança).
• Comportamento de Reação: Ambientes turbulentos, mas a administração é incapaz de dar respostas eficazes.

Outras Estratégias

• Estratégia de Redução de Despesas: Necessária quando a eficiência está comprometida (eliminar linhas, desinvestimento).
• Estratégias Combinadas: Uso de diversas estratégias simultaneamente.

Processo de Planejamento Operacional

Definição de atividades e recursos necessários:

1. Análise dos Objetivos: Ponto de partida (ex: ser vencedor, ganhar parcela de mercado).
2. Planejamento do Uso do Tempo: Reflete o esforço necessário.
3. Planejamento de Recursos: Definição do que é necessário para as atividades.
4. Avaliação dos Riscos: Eventos que podem ameaçar o resultado (ex: acidentes).
5. Previsão dos Meios de Controle: Controle de atividades, recursos e riscos.

Estrutura Organizacional e Orçamento

• Estrutura Organizacional: Plano permanente que define responsabilidades, autoridade e comunicação.
• Preparação do Orçamento:
  • Custo unitário de cada recurso (ex: taxas horárias/mensais).
  • Duração das atividades (multiplicada pelo custo unitário).
  • Custos indiretos (despesas não produzidas diretamente pelas atividades).