Planeamento e Organização de Eventos

Eventos o que são?

Os eventos são acontecimentos que têm como objetivo:

• Gerar sensação;
• Impacto;
• Bem-sucedido;
• Associado a um momento e local;
• Tornar-se notícia.

O sucesso do evento está diretamente relacionado com os sentimentos criados ANTES, DURANTE e APÓS a realização do evento.

Participantes

Os eventos devem ser:

• Originais;
• Emocionantes;
• Interativos;
• Recompensadores.

Fases

Para a realizarmos a organização de um evento temos que:

• Pensar numa ideia;
• Desenvolver a ideia;
• Apresentar o conceito;
• Planeamento do evento;
• Operacionalização do evento.

Fases do Evento - Time Line

1º fase : Pensar numa ideia; Desenvolver a ideia

2ª fase: Apresentar o conceito ; Planeamento do evento

3ª fase: Operanacionalizaçao do evento

Ideia, é algo espontâneo, e depois, recorremos a observação dos pontos fortes e fracos da mesma.

No desenvolvimento da ideia, definimos as ideias chave e os objetivos gerais para o conceito do evento.

No desenvolvimento do conceito, realizamos a compilação das ideias e criação do projeto

De seguida, passamos para o planeamento do evento, criamos o manual do evento, onde colocamos toda a informação necessária para a realização do evento e delineamos as ações necessárias a realizar.

Operacionalização do evento, realizamos a execução das tarefas previamente definidas.

Tipologia dos Planeamentos

Existem 3 tipos de Planeamento:

• Planeamento Estratégico;
• Planeamento Tatico;
• Planeamento Operacional.

Planeamento Estratégico = Duração longa; Deve refletir as estratégias do evento; Ter em conta os fatores internos e externos; Deve ser atualizado periodicamente.

Formulação:

• Definir a missão (missão é a razão de ser do evento. É imposta pelos promotores do evento, devendo ser simples e clara, e deve representar a entidade promotora do evento no longo prazo);
• Definir a visão (visa descrever a meta onde o evento se quer posicionar considerando médioelongo prazos)
• Análise SWOT (visa analisar os ambientes interno e externo do evento. No ambiente interno analisa-se os pontos fortes e fracos e no ambiente externo, as ameaças e oportunidades);
• Definir os objetivos (visa enumerar as metas que o evento quer atingir considerando o curto, médio e longo prazos);
• Definir as estratégias (Elencar das estratégias como meio para se alcançar os objetivos. Para cada objetivo estabelecido é definida pelo menos uma estratégia).

Planeamento Tático = é definido no nível Intermediário, sendo este menos genérico e mais detalhado. Está associado ao trabalho no médio prazo abordando cada área do evento em separado.

Formulação:

• Identificar cada uma das áreas do evento;
• Definir as táticas para cada uma das áreas;
• Definir períodos para implementação das táticas;
• Verificação e adaptação das táticas.

Planeamento Operacional = é definido no nível Operacional ou de Supervisão, sendo o planeamento mais detalhado dos três. Está associado ao trabalho no curto prazo abordando cada área e ação do evento em separado.

Formulação: - Identificar todos os prazos das ações;

• Identificar todos os recursos adstritos às ações;
• Definir os objetivos da implementação das ações;
• Definição do método de Follow-up das ações.

Classificação dos Eventos

Por finalidade: eventos publicos, intituicionais, promocionais; Por periodicidade:  esporadicos, periodicos, opotunidade

Por ambito: interno, externo;

Por abrangencia: regionais, locais, nacionais, internacionais

Por publico alvo: corporativo, consumidor;

Exemplos de Utilização dos Eventos

- Comemorações; - Apresentações de produtos; - Lançamento de produtos; - Promoção de negócios; - Formação e informação;

Tipologia de Eventos

- Congressos; - Feiras; - Exposições; - Convenções; - Workshops; - Eventos musicais; - Eventos turísticos; - Eventos de R.P; - Eventos culturais; - Eventos desportivos; - Eventos sociais;

 Breafing O que é?

É a soma de conhecimentos, resumo de um discussão e uma passagem de informações e instruções. É um documento que a entidade promotora do evento transmite a quem vai organizar o mesmo. Quanto mais simples e objetivo for este documento melhor.

Para que serve?

• Encontrar e sistematizar a informação;
• Organizar e disponibilizar as informações certas para a equipa envolvida no trabalho;
• Fundamentar e sustentar as ações do evento;
• Direcionar e delimitar as ações a desenvolver;
• Identificar pontos positivos, negativos, oportunidades e ameaças.

Qual o seu objectivo?

O Briefing deve responder às seguintes questões:

• Porquê? - O quê? - Quando?- Para quem? - Onde?

Estrutura Básica

-identificaçao do cliente; tipologia da açao; historico de açoes, publico alvo da açao, concorrencia, objetivos da açao, tema da açao; recursos da açao (humanos, financeiros); prazos da ação, resultados esperados com a açao, obrigatoriedades e limitaçoes, compromissos do cliente;

Extras: - Cenário Atual; - Análise do macro-ambiente;- Raio-x geral do mercado;- Síntese económica;

Comunicaçao O que é?

A comunicação pode ser entendida como o intercâmbio de informação entre sujeitos e/ou objetos. A comunicação humana é um processo que envolve a troca de informações, e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim.

Comunicar VS Informar

Num processo de comunicação o emissor recebe retorno, a mensagem segue nos dois sentido.

Num processo de informação o emissor não recebe retorno, a mensagem segue apenas num sentido.

Eficácia da comunicação

A comunicação entre o emissor e o recetor, não é sinónimo, nem suficiente para garantir que existe eficácia na comunicação. A eficácia dessa comunicação baseia-se no pressuposto que ambos, emissor e recetor, partilham o mesmo código de comunicação e significado do mesmo.

A comunicação é universal e inevitável, ou seja, estamos permanentemente a transmitir mensagens a quem nos observa, logo não podemos “não comunicar”.

Barreiras a comunicação:

Externas:

• condições ambientais;
• Distância entre emissor e recetor;
• Deficiência dos meios utilizados.

Internas:

• Problemas físicos ou psicológicos;
• Usar linguagem que não é entendida pelo recetor;
• Valores e crenças pessoais.

Como o comportamento pode influenciar a comunicação?

O comportamento é uma forma de comunicar, pois, quando uma mensagem é passada em pânico, conduzirá os participantes na ação a agirem em pânico, se transmitirmos informação aos participantes sem pânico, fará com que estes menosprezem a situação.

Tipos de Comunicação

A comunicação organizacional, é o processo de comunicação entre todos os agentes envolvidos na realização do evento/reunião/etc., e é fundamental numa entidade como esta é realizada.

Comunicação direta:

• Uso de palavras (voz) ou ações (gestos).
• Palavra e a voz são reforçadas ou diminuídas pelo aspeto e pela atitude dos intervenientes.

Comunicação oral:

• Estabelecida através de um intercomunicador ou telefone, onde a palavra tem um papel importante.

Comunicação escrita:

• Utiliza a palavra para transmitir uma mensagem.
• Deve ser inequívoca;
• Não deve oferecer dúvidas de interpretação;
• Pode ser verificada posteriormente.

Comunicação audiovisual:

• Utiliza o som e/ou imagem palavra para transmitir uma mensagem.
• não deve oferecer dúvidas de interpretação;

Divulgação e Promoção de Eventos

Mensagem deve ser: - Segmentada; - Precisa e clara; - Criativa; - Pensada out of the box; - Impactante;  - Viral; - Multicanal; - Chocante (depende do objetivo).

Do que depende os métodos de divulgação e promoção:

• Propósito do evento;
• Público-Alvo a captar;
• Qual o orçamento disponível;
• O quê e como está a concorrência a proceder;
• Que campanhas foram feitas no passado e o seu resultado;
• Onde está localizado fisicamente o nosso publico alvo.

O que ter em conta antes de iniciar a divulgação/promoção:

• Público-Alvo a atingir;
• Canais disponíveis para promoção/ interação;
• A mensagem que se quer passar;
• Quais os timmings para o fazer;

Como é que se cria uma audiência?

• Importa em primeiro lugar verificar os meios disponíveis para comunicar a nossa mensagem;
• Verificados os meios, importa adaptar a mensagem ao público a atingir.

PROMOÇÃO = PROPAGANDA

PROPAGANDA (Divulgação):

• Serve para informar. “Mostrar” que se existe.
• Tendencialmente é generalista.

PROMOÇÃO:

• Serve para estimular a procura do produto.
• Tendencialmente segmentada.
• Promove a análise do custo beneficio.

Meios de Divulgação e Promoção De Eventos

Exemplos: Impressões – Outdoors/ Muppis/ Cartazes/ Flyers/ Programas/ Jornais/ Revistas; - Internet – Redes sociais; - Internet – Páginas dedicadas; - Mensagens de Telemóvel; - Televisão; - Rádio; - Outros – Autocarros/ Mb’s/ Merchandising.

Promoção Do Evento (social media)

As ferramentas de social media são:

• Sistemas projetados para possibilitar a interação social;
• Possibilitam a publicação de conteúdos por qualquer pessoa;
• Baixam os custos de produção e distribuição;
• Permitiram a democratização da divulgação das informações.

Logística

Noções Básicas De Logística

Plano Logístico

Qualquer que seja a dimensão do evento, este requer sempre um Plano Logístico, que deverá conter:

• Listagem de contactos de todos os recursos humanos por área do evento;
• Mapa detalhado do espaço do evento;
• Mapa com o evento implantado;
• Plano de emergência;
• Contacto de todos os fornecedores;
• Roteiro de produção por áreas.

Venue’s

Logística

A escolha do Venue (espaço de realização do evento), deve sempre ter em conta os seguintes pressupostos:

• Tipologia do evento;
• Dimensão do evento;
• N.º de pessoas;
• Disponibilidade de espaços do Venue;
• Meios de acessos ao evento (infraestruturas e meios de transporte);
• Serviços de apoio ao evento;
• Recursos humanos do Venue;
• Estruturas hoteleiras existentes;
• Sistemas de segurança e saúde existentes;
• Áreas de carga e estacionamento;
• Tipologia de atividades permitidas.

Visita Técnica

A escolha da Venue para a realização de um evento, deve ser realizado previamente uma leitura do regulamento de utilização do espaço e posteriormente uma visita técnica. Tendo em atenção os detalhes ditos em cima.

Durante a visita técnica devemos observar diversas questões, não só para a realização do evento, mas também, para permitir preparar cada detalhe do evento.

• Espaços Existentes;
• N.º de salas/ outros espaços;
• Tipologia das salas/ outros espaços;
• Dimensão das salas/ outros espaços;
• Exposição solar das salas/ outros espaços.

Um dos pontos determinantes para a escolha do Venue, prende-se com a escolha do destino em si. Não importa quão equipado esteja o Venue, se a sua localização, não observar alguns dos seguintes pontos:

• Segurança;
• Sistema de Saúde;
• Costumes, hábitos e leis;

Plano de segurança

Plano de segurança é composto por...?

Qualquer que seja a dimensão do evento, este requer sempre um Plano de Segurança e Saúde, que entre outros pontos deverá obrigatoriamente conter os seguintes documentos.

Um plano de Segurança é composto por duas áreas:

- Segurança (Security): Prevenção contra ações adversas ou hostis (manifestações, atos de terrorismo, atentados contra pessoas ou bens);

- Segurança (Safety): Prevenção contra acidentes (acidentes tecnológicos, catástrofes naturais, outros acidentes como afogamento, incêndio, etc.).

Fatores determinantes na segurança de um evento:

- Relação: Dimensão Espaço x n.º pessoas;

- Tipologia da tecnologia utilizada;

- Acesso a substâncias de cariz alcoólico ou psicotrópico;

- Tipologia de acesso ao espaço;

- Tipologia dos Participantes.

É da total responsabilidade do promotor do evento garantir aos participantes que todos os riscos foram minimizados para que o evento decorra normalmente. Assim o promotor deverá assegurar que não existem riscos inaceitáveis para:

-Participantes;  - Ambiente; - Organização;- Populações locais.

Alguns exemplos de fatores de risco de um evento são:

-Tipologia da atividade;

- Tipologia dos participantes;  - Ambiente onde é realizado o evento;  - Formação da equipa de recursos humanos;  - Tipologia/ qualidade das infra-estruturas.

Perigos:

De acordo com a classificação da ONU, os perigos são classificados com o seguinte critério:

- Perigos Ambientais; - Perigos Geológicos; - Perigos Biológicos;

Risco Em Portugal:

De forma genérica podemos caracterizar o risco em Portugal da seguinte forma:

- Situação Geopolítica: Estável; - Clima: Temperado; - Fenómenos Geológicos: Moderados;

- Desenvolvimento Industrial: Pequeno.

Plano de Gestão do Risco

Para que serve um Plano de Gestão do Risco?

- Promover a análise do evento;- Facilitar o processo de tomada de decisões; - Minimizar o impacto dos acidentes/ incidentes; - Facilitar a gestão das responsabilidades; - Controlar os riscos minimizando-os;- Aumentar a fiabilidade do evento.

Definições

Perigo: Fonte ou situação com potencial dano;

Risco: Combinação da probabilidade e impacto;

Vulnerabilidade: Fator de exposição à ameaça;

Impacto: Consequência da ocorrência.

Avaliação do impacto

Isto é avaliado consoante 5 níveis:

- Insignificante;- Menor;- Moderado;- Significativo;- Desastroso.

Recinto

Tipologia de recintos:- Fixos; - Itinerantes; - Improvisados; -Diversão provisória.

Classificação das áreas dos recintos (DReg34/95):

- Tipo A - Espaços acessíveis ao público:

A1 – Espaços/ salas de espetáculos;

A2 – Espaços/ salas de diversão;

A3 – Pavilhões desportivos;

A4 – Recintos itinerantes ou improvisados;

A5 – Espaços ao ar livre;

A6 – Espaços de circulação

- Tipo B - Espaços cénicos:

B1 – Espaços cénicos isoláveis;

B2 – Espaços cénicos integrados;

B3 – Espaços cénicos ao ar livre.

- Tipo C - Locais não acessíveis ao público:

C1 – Espaços de projeção e comando;

C2 – Espaços de apoio;

C3 – Espaços técnicos e de armazenagem

Quantas pessoas cabem num recinto?

Efetivo (DL 220/2008): Número máximo estimado de pessoas que pode ocupar em simultâneo um dado espaço de um edifício ou recinto. Efetivo de público (DL 220/2008): Número máximo estimado de pessoas que pode ocupar em simultâneo um edifício ou recinto que recebe público, excluindo o número de funcionários e quaisquer outras pessoas afetas ao seu funcionamento.

Determinação do Efetivo de Público

- Densidade de Ocupação (pessoas/ m2);

- Densidade de Ocupação Linear (pessoas/ m2 de frente);

- Capacidade Instalada (lugares sentados)

Fatores Calculo Efetivo de Público

- Área disponível para o público (m2);

- N.º Total de saídas de emergência;

- N.º de minutos de entrada/saída para o público;

Cálculo do Efetivo de Público

- Lugares entre coxias: 40 (máx. = 20 metros), ou seja, quando se tem 40 lugares numa largura temos que colocar uma coxia obrigatoriamente = espaço entre outra secção.

- Lugares entre coxias e parede: 20 (máx. = 10 metros), ou seja, as secções perto da parede e a primeira coxia apenas podem ter 20 lugares.

Cadeira: Largura = 0.5 m + Profundidade = 0.75m (mínimos)

*NOTA:

Tem que se fazer o calculo da largura x comprimento e depois comprimento x largura para ver qual dá mais!

Cada coxia deve ter no mínimo 2m de largura.

Protocolo

Definição de Protocolo

«Sistema de comunicação verbal e não verbal que aplica técnicas de ordenamento sistemático e regras de comportamento na organização de atos públicos ou privados.»

O que é o Protocolo?

Considerações Gerais: - Conjunto de procedimentos e regras de funcionamento; - Estabelece Ordens; - Facilitar Relações; - Evitar Embaraços.

Protocolo Oficial

Designa-se Protocolo Oficial «Ao conjunto de regras a que devem obedecer as cerimónias oficiais chama-se cerimonial ou protocolo oficial.»

Protocolo Símbolos Nacionais

Hino Nacional -“ A Portuguesa”:

- Executado oficialmente em cerimónias nacionais civis e militares;

- Saudar oficialmente em território nacional um chefe de Estado estrangeiro.

Quando executado (Hino Nacional/ Içada/ Desfilada a Bandeira):

- Os cidadãos civis: devem tomar uma atitude de respeito, colocando-se de pé, descobrindo-se os homens que usam chapéu, assumindo uma postura digna.

- Os militares perfilam-se em continência.

Bandeira Nacional:

Hasteada todos os dias, no seguintes locais:

-Sedes dos órgãos de Soberania Nacional.

Hasteada, pelo menos, aos domingos, feriados e em outros dias em que tal seja decretado pelas autoridades competentes:

- Instalações de órgãos das administrações públicas, central, regional e local;

- Sedes de institutos e de empresas públicas e Monumentos nacionais.

Içada às 9h00 e arriada ao pôr do Sol. Opcionalmente pode permanecer hasteada durante a noite, se estiver iluminada por holofotes.

Tratamentos honoríficos

Títulos nobiliárquicos

– Rei ou rainha: Sua Majestade – Príncipes: Sua Alteza Real – Nobres e primogénitos: Excelência - Filhos não primogénitos de nobres importantes: Senhoria

Títulos Oficiais– Presidente da República, Presidente da Assembleia da República e Primeiro Ministro: Vossa Excelência – Ministros: V. E.– Secretários de Estado: V. E. – Embaixadores: V. E. ou Sr.

NOTA:“Perante a dúvida abstenha-se!” Ou “Perante a dúvida, mais vale usar um tratamento superior, nunca um inferior.”