Fases do Desenvolvimento do Projeto de Sistemas

O desenvolvimento de um projeto de sistemas deve seguir a seguinte estrutura (Split-Form):

• Phase 1: Seleção do sistema e reconhecimento
• Phase 2: Estudo de viabilidade e alternativas
• Phase 3: Levantamento e análise da situação atual
• Phase 4: Delineamento e estruturação do novo sistema
• Phase 5: Detalhamento do novo sistema
• Phase 6: Treinamento, implementação e teste do novo sistema

Na análise do sistema, considera-se o pessoal da área de desenvolvimento (como OSM), o pessoal da área usuária, o custo com equipamentos e outros fatores como os principais pontos para o estabelecimento dos custos do sistema.

Os principais benefícios obtidos com um projeto de novo sistema podem ser representados pelas economias diretas, que são os custos reduzidos em consequência da implantação. Os benefícios mensuráveis são aqueles que trazem retorno monetário direto para a empresa, decorrentes das características do novo sistema. Já os benefícios intangíveis são representados por aspectos de difícil avaliação monetária, mas que trazem facilidades como maior agilidade no processo de decisão.

A análise de retorno do investimento tem como objetivo colocar em acordo os dois fatores (custos e benefícios), tornando a proposição do novo projeto aceitável para a empresa. Com base neste estudo de custos, benefícios e retorno do investimento, o analista terá condições de estabelecer e escolher a melhor forma de desenvolvimento dos trabalhos.

Levantamento e Análise da Situação Atual

Uma equipe de OSM, juntamente com o pessoal das unidades organizacionais usuárias, deve efetuar o levantamento detalhado da situação atual para obter todas as especificações necessárias e delimitar o novo sistema. O controle da participação e da execução do trabalho é um componente fundamental em todos os aspectos. Nesta fase, a equipe de trabalho tomará decisões cruciais sobre as funções específicas que o sistema irá desempenhar.

As técnicas mais comuns para o levantamento de dados e informações incluem: observação pessoal, questionários e entrevistas.

• Observação pessoal: Deve ser utilizada em sua forma mais estruturada, servindo como um meio sistemático, planejado e com propósitos gerais bem definidos.
• Questionário: Atinge significativa redução de tempo no levantamento de informações. O analista utiliza uma estrutura de roteiro ou perguntas. São mais baratos, aplicados facilmente a um maior número de pessoas, garantem maior uniformidade na mensuração, permitem maior anonimato e geram menor pressão para uma resposta imediata.
• Entrevista: Altamente recomendada para informações que exigem maior reflexão. Trata-se de uma forma de levantamento onde as pessoas determinam informações sobre determinado assunto, situação ou problema por meio de inquisição direta. Sua característica principal é o diálogo. Tem como vantagens a possibilidade de formular perguntas mais precisas, alterar o curso natural dos questionamentos para abranger novas informações importantes que não estavam no planejamento e avaliar as reações do entrevistado.

Delineamento e Estruturação do Novo Sistema

O analista poderá seguir a metodologia de trabalho de delineação do fluxo geral do sistema, estabelecendo os principais procedimentos, as políticas e diretrizes fundamentais para os membros da área, bem como a organização necessária para cumprir os objetivos do sistema. Deve-se desenvolver a forma como as informações serão tratadas, criar o fluxograma geral, elaborar o novo sistema definitivo com os procedimentos fundamentais de cada área e solicitar a aprovação da proposta.

Um sistema torna-se efetivo quando atinge seus objetivos e desempenho dentro das funções estabelecidas. Existem alguns aspectos que conduzem os sistemas à eficiência e eficácia:

• Simplizidade
• Economicidade
• Flexibilidade
• Produtividade
• Aceitabilidade
• Racionalidade

Ao final desta fase, o analista deverá possuir o rascunho das informações gerenciais necessárias, a relação e diretrizes das políticas estabelecidas, recomendações organizacionais para a estrutura da empresa, o fluxograma geral do sistema, o detalhamento da proposta para cada área da empresa e a relação das informações operacionais necessárias.

Treinamento e Implementação do Novo Sistema

Tem como objetivo básico o treinamento do pessoal e a subsequente implementação do sistema pelo usuário. Ao final dessa fase, o analista possuirá o sistema operacional totalmente documentado.

Representação Gráfica

Permite esboçar e exibir sistemas de forma racional, clara e precisa, proporcionando o seu entendimento geral por todos os envolvidos. A técnica de representação gráfica mais utilizada pelo analista de OSM é o fluxograma, que apresenta a sequência analítica das operações de trabalho, os responsáveis e as unidades organizacionais envolvidas.

O fluxograma representa graficamente a racionalidade, a lógica e a síntese das rotinas, esclarecendo os procedimentos, documentos e informações recebidas, processadas e emitidas, bem como os respectivos responsáveis e unidades organizacionais. O fluxograma utiliza símbolos convencionais para demonstrar o fluxo de forma dinâmica.

Os principais tipos de fluxograma são:

• Fluxograma vertical
• Fluxograma descritivo ou parcial
• Fluxograma global ou de colunas

Arranjo Físico

O arranjo físico adequado proporciona maior economia e produtividade para a empresa, com base na boa disposição dos instrumentos de trabalho e na utilização otimizada dos equipamentos e do fator humano. Este arranjo dinâmico acompanha a evolução dos sistemas e o aprimoramento técnico dos funcionários.

Ao desenvolver o estudo do arranjo físico, deve-se visar objetivos como: garantir um fluxo de comunicações eficiente e eficaz entre as unidades organizacionais, proporcionar a melhor utilização da área disponível, conferir eficiência ao fluxo de trabalho, facilitar a coordenação, oferecer uma situação favorável para clientes e visitantes, e manter ampla flexibilidade.

As etapas do projeto de arranjo físico incluem:

• Levantamento da situação e estudo do local
• Estudo de soluções alternativas
• Consolidação da situação escolhida
• Implantação e avaliação do arranjo físico escolhido

Manuais Administrativos

Entende-se por manual o conjunto de regras, procedimentos, funções, atividades, objetivos, estratégias e diretrizes que devem ser obedecidos e cumpridos pela liderança e pelos funcionários da empresa, seja de forma individual ou coletiva.

Como vantagens, o processo de efetivação de normas, procedimentos e funções administrativas ajuda a fixar critérios e padrões, além da padronização da terminologia técnica fundamental. Os manuais possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e procedimentos entre os vários departamentos da empresa, promovendo eficiência e eficácia no trabalho. No entanto, possuem desvantagens: podem representar o início de soluções padronizadas que não resolvem todos os problemas administrativos específicos, sua preparação inadequada pode gerar graves desvantagens operacionais, o custo de atualização pode ser alto e, em geral, são pouco flexíveis.

Existem diferentes tipos de manuais para atender às necessidades da empresa:

• Manual de organização
• Manual de normas e procedimentos
• Manual de políticas e diretrizes
• Manual do empregado
• Manual de múltiplas finalidades

Para sua elaboração, é necessário seguir um procedimento padrão que inclui: definição de objetivos, escolha do responsável pela preparação, análise prévia da empresa, planejamento das atividades, levantamento de informações, elaboração, distribuição, instruções, acompanhamento e avaliação do uso.