Fundamentos de Sistemas de Informação e Teoria Geral

1 – Cite as características fundamentais de sistemas e explique cada uma delas:

R: Propósito ou objetivo: os elementos ou unidades, bem como os relacionamentos, definem um arranjo que visa sempre alcançar um objetivo.

Globalismo ou totalidade: é a visão do todo e a influência das partes sobre o todo. Logo, os sistemas têm uma natureza orgânica, e há muita probabilidade de se produzir alterações em todas as demais unidades desse sistema através de ações integradas. Outros conceitos são bastante usuais quando se trata de sistemas, que são:

• Entropia: a tendência que os sistemas têm para o desgaste, para a desintegração, para o afrouxamento dos padrões e para um aumento da aleatoriedade. À medida que a entropia aumenta, os sistemas se decompõem em estados mais simples. À proporção que aumenta a informação, diminui a entropia, pois a informação é a base da configuração e da ordem.
• Homeostasia: é o equilíbrio dinâmico entre as partes do sistema. Os sistemas têm uma tendência a se adaptarem a fim de alcançarem um equilíbrio interno em face das mudanças externas.
• Eficiência: indicador relativo aos meios. Qualidade ou característica de quem cumpre suas obrigações e funções conforme as normas e regulamentos.
• Eficácia: indicador relativo aos resultados. Qualidade ou característica de quem alcança seus objetivos previstos.

2 – Crie, com suas palavras, um conceito sobre sistemas:

R: O conceito de sistema refere-se à organização como um todo, visando juntar seus pontos fortes em cada setor para promover uma melhoria contínua de toda a organização, mediando dificuldades e esforços, e proporcionando novos objetivos e realizações a serem cumpridas. Para que o sistema funcione, é necessário que todos os envolvidos estejam capacitados, orientados e cientes de suas responsabilidades.

3 – Diferencie dado de informação e cite exemplos de cada um deles:

R: Dados: De maneira geral, é o conteúdo quantificável e que, por si só, não transmite nenhuma mensagem que possibilite o entendimento sobre determinada situação. Os dados podem ser considerados a unidade básica da informação. Sem dados, não temos informações, pois estas são criadas a partir daqueles. Exemplo: No relatório de vendas de uma empresa, foi obtido o dado de que ela realizou um total de vendas no período de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais). O que isso significa? Isoladamente, nada! Isso é só um dado; ele não diz se a empresa obteve lucro com esse montante de vendas ou não, nem se o objetivo foi atingido.

Informação: É o resultado do processamento dos dados. Ou seja, os dados foram analisados e interpretados sob determinada ótica, e a partir dessa análise se torna possível qualificar esses dados. Em diversas profissões, vários processos são descritos como a seguir:

Entrada (dados) > Processamento (análise dos dados) > Saída (informação).

Exemplo: Usando a situação do exemplo anterior, vamos transformar os dados sobre as vendas da empresa em informação. Imaginemos que a meta de vendas da empresa fosse de R$ 800.000,00 (oitocentos mil reais), e com esse total de vendas ela poderia pagar suas contas, funcionários, etc. Fazendo o processamento dos dados, obtemos a informação de que a empresa não obteve o volume de vendas necessário à manutenção de suas atividades.

4 – Qual a importância da informação para as organizações?

A informação, em conjunto com recursos tecnológicos, é uma necessidade para o funcionamento tático, estratégico e operacional de qualquer empresa. Obter a informação como ferramenta estratégica de competitividade e conhecer ao máximo a organização onde atuamos é uma forma de nos destacarmos dos demais. Precisamos estar sempre atentos ao que acontece fora e dentro das organizações; saber onde encontrar a informação, como apresentá-la e como usá-la é fundamental. A partir do momento que recebemos uma informação correta, em tempo hábil, estamos aumentando nossa capacidade de conhecimento, permitindo que desempenhemos nossas atividades de forma mais segura, seja no âmbito operacional, tático ou estratégico.

5 – Explique com suas palavras o que significa parâmetros do sistema:

Os parâmetros são constantes arbitrárias que se caracterizam por sua propriedade, valor e descrição dimensional de um sistema específico ou de um componente do sistema.

6 – Quais são os parâmetros dos sistemas? Explique-os:

• Entrada ou insumo (input): é a força de partida do sistema que fornece o material ou energia para a operação do sistema.
• Saída ou resultado ou produto (output): é a finalidade para a qual se reuniram elementos e relações do sistema. A saída deve ser coerente com o objetivo do sistema.
• Processamento, processador ou transformador (throughput): é o fenômeno que produz mudanças; é o mecanismo de conversão das entradas em saídas.
• Retroalimentação, retroação ou retroinformação (feedback): é a função de sistema que visa comparar a saída com um critério ou padrão previamente estabelecido. A retroalimentação tem por objetivo o controle.
• Ambiente: é o meio que envolve o sistema. O ambiente serve como fonte de energia para o sistema. Sistema e ambiente estão em constante interação, contribuindo para que o processo de adaptação do sistema seja dinâmico.

07. Explique como funciona a estrutura hierárquica dos sistemas.

A estrutura funciona de acordo com o interesse de quem irá analisar o sistema. Pode ser dividido em sistema, subsistema ou supersistema. Neste caso, analisa-se se o sistema possui um grau de autonomia maior que o subsistema e menor que o supersistema.

08. Diferencie entropia de negentropia de sistemas e cite exemplos de ações ocorrendo dentro das organizações que podem provocar cada uma delas.

Entropia: é o quanto os sistemas são propensos ao desgaste e ao aumento da aleatoriedade. Conforme ela aumenta, os sistemas se decompõem em estados mais simples. Ocorre, por exemplo, com a falta de informação, o que gera uma grande desatualização dos colaboradores.

Negentropia: é o oposto ou negação da entropia. Ocorre, seguindo o exemplo acima, com uma boa disposição de informações e com fontes corretas, promovendo a ordem e a organização.

09. Os sistemas podem ser classificados em Hardware e Software e ainda em fechados e abertos. Explique.

Hardware refere-se ao sistema físico, e Software ao sistema abstrato, ou seja, ideias e pensamentos.

Sistemas fechados são aqueles que geralmente não dispõem de um contato com o meio ambiente onde estão e são isolados de suas influências. Visam resultados de produtividade interna.

Sistemas abertos são o oposto, pois manifestam contato direto com entradas e saídas do ambiente. São adaptativos e evitam o aumento da entropia, gerando resultados de qualidade e inovação.

10 – Conceitue Sistemas de Informação

Entende-se por sistemas o conjunto de elementos interagentes e interdependentes, cada qual com sua função específica, que trabalha em sintonia para atingir determinado objetivo comum.

11 – Qual a importância de uma informação ser clara, tempestiva e objetiva?

Permite agilidade na compreensão, sem informações desnecessárias que tomam demasiado tempo, além de estar disponível no momento certo, garantindo ações rápidas e precisas.

12 – Quais são os dois tipos de sistemas de informação? Explique-os

• Sistemas de apoio às operações: são formados pelos subsistemas de processamento de transações, de controle de processo e de colaboração. Processam transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de informações recorrentes. Exemplos: folha de pagamento, processamento de pedidos, faturamento, contas a receber/pagar e controle da produção. Podem levar à redução de custos e otimização do uso de equipamentos.
• Sistemas de apoio à gestão: são formados pelos subsistemas de informação gerencial, de apoio à decisão e de informação executiva, que existem especificamente para auxiliarem processos decisórios. Exemplos: previsões de vendas, orçamentos e análises financeiras.

13 – Cite e explique os três estágios dos sistemas de informação

Os estágios são: Coleta de Dados, Produção ou Tratamento de Informação e Uso Gerencial da Informação.

• Coleta de Dados: pode ser feita de forma física (realizada por um ser humano através da observação e registro) ou de forma mecânica (através da utilização de máquinas e softwares para registro e controle automatizado).
• Produção ou Tratamento de Informação: estágio em que ocorre a maioria das etapas de processamento. Encontra-se no nível operacional e segue padrões e normas preestabelecidos na execução do planejamento.
• Uso Gerencial da Informação: é uma função administrativa dividida em:
  • Planejamento Estratégico: criação de planos referentes aos fins (objetivos e metas). Gera informações gerenciais (SIG) para tomadores de decisão sobre a realidade da empresa.
  • Planejamento Tático: criação de planos referentes aos meios de atingir os fins almejados, envolvendo criatividade e responsabilidade do administrador.

14 – Como são classificados os sistemas de informação quanto ao propósito a que são destinados? Explique

• Sistemas de automação: usam tecnologia da informação para desempenhar tarefas ou torná-las mais fáceis e menos intensivas em mão de obra (ex: chaves eletrônicas em hotéis).
• Sistema de processamento de transações (SPT): processam e registram as transações de uma organização (compras, depósitos). Dão suporte ao nível operacional.
• Sistema de suporte à gestão (SIG): fornecem informações aos administradores para tomada de decisão. Abrange:
  • a) Sistemas de relatórios operacionais: resumem dados essenciais para decisões rotineiras.
  • b) Sistema de suporte à decisão (SAD): assistem em decisões não rotineiras com modelos de avaliação de alternativas.
  • c) Sistema de informações executivas (SAE): fornecem informações para o alto escalão identificar problemas e tendências estratégicas.

15 – Explique como acontece o ajuste dos sistemas às organizações

Os sistemas devem se ajustar às realidades das organizações em que se instalam e estas, por sua vez, se transformam com a implantação de sistemas informatizados. O sistema de informações gerenciais está calcado no sistema sociotécnico, que visa otimizar o desempenho ajustando a tecnologia com a organização. Exemplo: treinamento de funcionários para a utilização correta de um sistema recém-implantado.

16 – Como podem ser divididos os sistemas de informação? Explique cada um deles

• SAE (Sistemas de Apoio ao Executivo): Nível estratégico. Processa dados agregados para gerar projeções e tendências de vendas para gerentes seniores.
• SAD (Sistemas de Apoio à Decisão) e SIG (Sistemas de Informação Gerencial): Nível gerencial. O SAD foca em interatividade e análise de decisão para assessores. O SIG processa alto volume de dados para gerar relatórios e sumários para gerentes de nível médio (ex: orçamento anual).
• STC (Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento) e AE (Automação de Escritório): Nível de conhecimento. O STC foca em modelagem e projetos técnicos (ex: engenharia). O AE foca no gerenciamento de documentos e correspondências (ex: digitalização e edição de textos).
• SPT (Sistemas de Processamento de Transações): Nível operacional. Realiza e registra transações rotineiras como folha de pagamento e processamento de pedidos.

17 – O que é CRM?

Gerenciamento das Relações com os Clientes (Customer Relationship Management - CRM): foca em todos os modos como as empresas lidam com clientes atuais, potenciais e fornecedores. Usa sistemas para coordenar processos, consolidar dados de várias fontes e fornecer ferramentas analíticas para vendas, marketing e atendimento. Benefícios incluem visão unificada do cliente, mensagens consistentes e identificação dos melhores clientes.

18 – O que é SCM?

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management - SCM): refere-se à coordenação das atividades de compra, fabricação e movimentação de produtos. Integra fornecedores, fabricantes e distribuidores para reduzir tempo e custos de estoque, otimizando a transformação de matéria-prima em produtos acabados e incluindo a logística reversa.