Gestão de Compras e Custos: Fatores Ambientais e Otimização de Estoque

Forças Ambientais: Diretas e Indiretas

Forças Diretas: Estes são os fatores ambientais que têm um impacto imediato sobre a empresa, fornecedores, clientes e concorrência. Os provedores de recursos atuam como entrada para a organização, seguindo um processo, para obter o produto ou serviço para o qual foi originalmente constituída. Os destinatários deste produto são os clientes ou consumidores. A competição é dada pelas outras empresas que estão no mercado, vendendo ou tentando vender os mesmos serviços.

Forças Indiretas: Incluem fatores como tecnologia, economia, política, leis, normas culturais e aspectos sociais, internacionais, e assim por diante. Desvalorizações da moeda, inflação, alianças de grupos econômicos, conflitos políticos que levam a guerras, bem como avanços na tecnologia e ciência, inevitavelmente impactam o negócio. Algumas condições são dadas pelas características da região onde a empresa está situada. Também costumes religiosos, modas e linguagem limitam suas ações.

Análise de Custos

Custos Fixos e Variáveis

• Custos Fixos: Não variam com alterações no volume dentro do intervalo relevante. São uma função do tempo, ou seja, permanecem inalterados, mesmo com grandes mudanças no volume de produção. Por exemplo: salários, aluguel do prédio.
• Custos Variáveis: Variam direta e proporcionalmente com as mudanças no volume de atividade (produção ou vendas). Por exemplo, o material muda de acordo com a função de produção, e as comissões com base nas vendas.

Custos de Estoque

• Custo de Manutenção: Inclui o custo do seguro, aluguel, o custo de oportunidade ou de retorno exigido sobre o investimento. Supõe-se que estes custos são constantes.
• Custo de Pedido (Fim): Cada vez que uma ordem de compra é emitida, incorre-se em uma série de custos administrativos: no recebimento e verificação das mercadorias enviadas pelo fornecedor, controle da faturação, etc.
• Custo Total: O custo total do estoque é a soma dos custos de pedido e dos custos de manutenção.
• Lote Ótimo (Q): O lote ideal é dado pelo ponto onde o Custo de Manutenção (CM) é igual ao Custo de Pedido (CO); neste momento, o custo total é o mínimo.

Indicadores de Rentabilidade

• Margem de Contribuição: Definida como a quantidade restante (lucro bruto) após dedução de todos os custos variáveis das receitas de venda.
• Margem de Segurança: A taxa máxima que as vendas esperadas podem diminuir e ainda gerar lucro.
• Ponto de Equilíbrio (Break-even Point): O ponto em que as receitas da empresa são iguais aos seus custos, ou seja, onde não há lucro nem prejuízo.

Fórmulas e Variáveis de Estoque

Onde:

• c = custo unitário de cada unidade que compõe o inventário
• i = taxa de custo de manutenção
• S = demanda estimada
• o = custo unitário de cada ordem de compra/encomenda
• d = atraso do fornecedor para satisfazer o pedido
• Q = lote ótimo
• Q / 2 = estoque médio
• c.i = custo de manutenção por unidade
• S / Q = número ótimo de encomendas no período
• V = unidades vendidas diariamente (número de unidades vendidas durante o período específico/hora)

Gestão de Compras

Definição e Características

Gestão de Compras: O conjunto de atividades a serem realizadas na empresa para atender à necessidade da melhor maneira, isto é, a um custo mínimo, com a qualidade certa e no momento certo.

Características:

• Detecção de necessidade.
• Aplicação e análise de alternativas de compra.
• Negociação com fornecedores.
• Colocação de ordens (documento ou formulário para iniciar o procedimento administrativo de compras).
• Monitoramento e acompanhamento das ordens, ativando a produção e entrega do produto ou serviço adquirido, a fim de atender aos requisitos de qualidade e prazos.
• Recebimento dos itens comprados.
• Armazenamento e registo.
• Entrega de materiais para uso pela área que inicialmente os exigiu.

Objetivos da Gestão de Aquisições e Estoque

A gestão bem-sucedida de aquisições e gestão de estoque visa:

• Assegurar o fluxo normal de suprimentos e materiais para as áreas que os transformam em produtos ou serviços que a empresa vende.
• Distribuição e entrega de produtos acabados para os clientes ou mercados definidos pelos objetivos de gestão.

Parâmetros de Eficácia Empresarial

Parâmetros para medir a eficácia da empresa:

• O preço de compra é regulamentado por meio do controle das despesas e da economia de recursos financeiros para a empresa.
• A gestão de estoque mínimo dos bens materiais deve ser feita antes do número de unidades para atingir o número mínimo de ações, tendo em conta o tempo de entrega.
• A capacidade de encontrar forças de oferta alternativas.
• Capacidade de pesquisar e aprender sobre novos materiais disponíveis no mercado que possam cumprir sua função e ter um preço menor, o que pode ser projetado internamente.

Interação com Outras Áreas

Valor da Área Comercial com Outras Áreas:

• Direção Geral (DG): Definição de políticas globais, procedimentos e análise de tendências e mudanças no ambiente, uma vez que envolve a compra da empresa.
• Produção: Fornecimento de informações sobre prazos, custo das matérias-primas, qualidade disponível e fontes de abastecimento para atender aos programas do setor produtivo.
• Finanças: Definição da política financeira com as compras, necessidades de financiamento e orçamento da área.
• Recebimento e Armazenamento: Gestão dos movimentos logísticos e coordenação das necessidades de espaço, de acordo com o cronograma de entregas e transferências de mercadorias.
• Contabilidade: Controle de estoque, custos de materiais e avaliação dos suprimentos e compras de bens ou serviços recebidos em um período na empresa.

Follow-up e Competitividade

• Follow-up: Estudo do mercado de abastecimento (análise de fornecedores atuais e produtos), elaboração de previsões (como o consumo), estabelecimento de parâmetros para as decisões de compra, manutenção de registos de existência (sistema de informação sobre ações) e controle de qualidade dos produtos.
• Valor Gestão de Compras - Competitividade da Empresa: Com o gerenciamento, a empresa pretende adquirir as mercadorias para produzir, buscando obter um preço mais baixo e melhor qualidade para conseguir uma posição competitiva no mercado.

Atividades Contínuas

Atividades ao Longo da Vida:

• Estudo do mercado de abastecimento, ou seja, análise de fornecedores e produto e perspectivas.
• Desenvolvimento de previsão e necessidades orçamentais com base no consumo esperado.
• Definir parâmetros para otimizar as decisões de compra (melhores lotes, pontos altos e baixos de encomenda).
• Manter registos do sistema de informação de existência (os níveis de estoque).
• O controle de qualidade dos bens ou serviços adquiridos.