Gestão de Ordens de Compra e Transporte de Mercadorias

Ordenação

É uma ordem de compra para a empresa de produtos que irão servir o fornecedor para o comprador, especificando quantidade, preço e data acordada. O departamento de compras pode obter a encomenda do fornecedor por meios diferentes: carta, fax, e-mail, telefone, ou através de um agente ou representante.

Classes de Ordem

• Ordem Firme: Ocorre quando o comprador e o vendedor concordam com os termos da transação, ou quando as condições foram negociadas previamente e traduzidas em algum tipo de contrato. O documento utilizado é chamado de ordem de compra ou pedido.
• Ordem Condicional: Ocorre quando o comprador apresenta condições ao vendedor e a realização da ordem está condicionada a um acordo alcançado entre ambas as partes. O documento utilizado é chamado de proposta de pedido.

A Nota de Pedido

É uma forma que detalha os itens solicitados e os principais termos da transação. A nota de ordem indicará os seguintes dados:

• Identificação do comprador e do vendedor.
• Número da ordem.
• Data de emissão.
• Endereço de entrega da mercadoria.
• Unidades e descrição dos itens solicitados.
• Preços unitários.
• Data de entrega e condições de pagamento.
• Descontos aplicados e assinatura do requerente.

Duas cópias da ordem são feitas.

Inscrição do Pedido (Controle)

Quando uma ordem é enviada, deve ser acompanhada até o recebimento da mercadoria no armazém. As ordens de controle são refletidas no livro de registro de ordens emitidas, que deve conter:

• O número da ordem.
• Data do despacho.
• O fornecedor ou código CIF.
• Data de entrega.
• Armazenamento e recebimento.
• Número da nota de entrega.

Transporte de Mercadorias

Existem várias opções para o transporte de mercadorias:

• Veículos utilizados pelo vendedor ou pelo comprador.
• Contratação de um despachante ou transportadora de carga.
• Recurso a agências de encomendas e correio, quando os itens são urgentes e não muito volumosos.

Pessoas Envolvidas no Transporte

• Remetente (Carregador ou Expedidor): É a pessoa que contrata, entrega a mercadoria a ser transportada e paga o preço do transporte, quando o contrato é pago pelo remetente.
• Transportadora: É a pessoa que realiza o transporte e retém as mercadorias transportadas para entrega ao seu destino dentro do prazo estabelecido.
• Consignatário ou Destinatário: É a pessoa que recebe a mercadoria e paga o preço do transporte, quando as mercadorias são devidas ao transporte.

O contrato de transporte é aquele pelo qual uma pessoa, a transportadora, se compromete a transportar pessoas ou mercadorias entre dois pontos indicados por um determinado preço.

O IVA aplicável é de 16% para o transporte de bens, 7% para o transporte de passageiros e suas bagagens, e é isento para o transporte internacional.

Métodos de Pagamento do Transporte

Dependendo de quando e por quem é realizado o pagamento, aplicam-se as seguintes regras:

• Portes a Pagar (Switch): O pagamento é feito pelo remetente no momento do envio da mercadoria.
• Portes Devidos: O beneficiário paga no máximo 24 horas após a entrega da mercadoria.
• Reembolso: O beneficiário paga as mercadorias e o saldo restante.

Obrigações e Responsabilidades nos Transportes

1. A responsabilidade do transportador começa a partir do momento em que recebe a mercadoria e é obrigado a entregá-la no mesmo estado em que foi recebida.
2. São de responsabilidade do expedidor todos os danos às mercadorias durante o transporte.
3. Reclamações contra a transportadora podem ser feitas no prazo de 24 horas após o recebimento das mercadorias. Se houver sinais de danos visíveis no exterior da embalagem, só é permitido o registro da reclamação no ato da entrega.
4. Se as mercadorias não forem entregues dentro do prazo estipulado, a transportadora pagará a indemnização acordada na carta de porte.
5. O destinatário deve pagar as taxas de frete e impostos para receber a mercadoria dentro de 24 horas após a entrega.