Gestão e Otimização de Processos Organizacionais
A Importância do Fluxograma
A representação gráfica, chamada de fluxograma, é fundamental para a identificação de processos essenciais e para a análise sistêmica das organizações. Além disso, possibilita desenhar e representar sequências de processos, subprocessos, atividades e tarefas.
Departamentalização: Funcional vs. Por Produtos
A departamentalização funcional é formada por pessoas com habilidades e conhecimentos similares que participam de atividades comuns. Já outros modelos agrupam pessoas com competências distintas.
- Funcional: A comunicação e a cooperação interdepartamental são reduzidas, pois os departamentos são independentes e focados em objetivos internos. Incentiva a especialização técnica.
- Por Produtos: Os departamentos trabalham com o mesmo propósito. Embora não incentivem a especialização técnica da mesma forma, favorecem a inovação e a criatividade.
Nota: A departamentalização por localização geográfica pode ser ineficiente, pois exige coordenação e controle rigorosos da administração central em cada região.
Reengenharia e Redesenho de Processos
O processo de reengenharia visa agilizar o trabalho, reduzir custos e melhorar a eficiência organizacional. Exige investimento em tecnologia, mão de obra qualificada e análise do processo produtivo para eliminar gargalos e retrabalho.
O redesenho de processos busca melhorias na produtividade, tempo e qualidade, reduzindo níveis hierárquicos e acelerando o fluxo de informações.
Realinhamento e Estrutura Organizacional
Em empresas tradicionais, há responsabilidades sem autonomia, enquanto em empresas modernas ocorre o oposto. O realinhamento de processos envolve definir objetivos, reestruturar recursos (financeiros, humanos e tecnológicos) e garantir que as tarefas estejam alinhadas para evitar desperdícios e desmotivação.
Etapas de Diagnóstico e Intervenção
Pesquisa Preliminar
Proporciona uma visão geral e detalhada para confirmar e ajustar o objeto de estudo, servindo para identificação e mapeamento, não para resolução imediata de problemas.
Detalhamento do Problema
Essencial para facilitar, com precisão, a intervenção e a solução dos elementos identificados.
Entrevistas e Abordagem
Minimizar resistências é crucial. O tom de voz e o modo de perguntar influenciam diretamente a qualidade das informações obtidas; uma abordagem inadequada pode inibir o entrevistado e gerar distorções.
Aplicação e Validação
Distanciamento Geográfico
A aplicação de questionários permite a melhoria de processos em filiais distantes, superando limitações geográficas.
Teste Piloto
Etapa indispensável para identificar falhas antes da implementação em larga escala.
Análise de Processos e Layout
A análise visa interligar a capacitação à complexidade do processo. Já o layout tem como objetivo impactar positivamente o cliente, sendo elaborado com criatividade e atratividade.