Guia Completo de Gerenciamento de Projetos (PMBOK)

Agentes Provocadores de Mudanças em um Projeto

Tecnologia, mercado, clientes e sociedade. Como é possível sobreviver em um cenário tão instável? Para se perpetuar, as empresas buscam obter vantagens competitivas, seja por custo ou diferenciação. Querem ser mais flexíveis e ágeis para se adequar às constantes mudanças impostas pelo mercado, visam atender de forma cada vez melhor as necessidades dos clientes, ser referência em seu segmento de atuação, ter preços atrativos e margens compatíveis com os padrões de negócio.

Para tanto, desenvolvem Planos Estratégicos traçando as diretrizes para a companhia, determinando sua orientação e atuação frente ao mercado e concorrentes. Os projetos, por sua vez, podem ser considerados instrumentos de execução das ações estratégicas. Do sucesso dos projetos depende o sucesso das estratégias e, por conseguinte, da própria empresa. Daí a importância do alinhamento dos projetos às estratégias da empresa.

O que é um Projeto

Segundo Maximiano, projeto é um empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim programados, que tem por objetivo fornecer um produto singular, dentro de restrições orçamentárias.

Segundo o PMBOK

Um projeto é um empreendimento singular e temporário com o objetivo de desenvolver um produto ou serviço.

• Temporário: significa que cada projeto tem início e fim bem definidos.
• Singular (único): significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados.

Segundo a ISO 10006

Normatiza o Gerenciamento de Projetos e define o projeto como um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.

Variáveis e Características

Variáveis de um projeto: Tempo, Custo e Escopo.

Características de um projeto: Incerteza e Complexidade.

Projetos vs. Operações Continuadas

• Projeto: Com o objetivo alcançado, é dado por encerrado.
• Operações continuadas: Quando atingem seus objetivos, criam um novo grupo de objetivos e o trabalho continua.

Diferenças:

• Projeto: Empreendimento singular com objetivo de gerar um produto ou serviço único.
• Programa: Um conjunto de projetos relacionados entre si.
• Portfólio: Conjunto de projetos e/ou programas de uma mesma área de negócios.

Por que gerenciar projetos?

Devido a mudanças significativas no local de trabalho, tais como: menos pessoas para fazer mais tarefas, projetos mais complexos, competição, acesso mais fácil às informações através de amplas redes de comunicação e clientes mais sofisticados que exigem maior qualidade.

Recursos básicos do Gerenciamento de Projetos

• Gerente de projeto: Responsável por assegurar a realização do projeto dentro dos padrões de desempenho da missão, prazo e custo.
• Equipe: Executa as atividades do projeto, levando à realização ou entrega dos produtos.
• Plano do Projeto: Instrumento que consolida todas as informações (escopo, prazo, custo, risco, entre outros). É o guia para a execução, registro e controle.

Peças básicas do planejamento

• Escopo: Definição do que atende aos requisitos do negócio e expectativas dos interessados.
• Prazo: O cumprimento de uma data de entrega pode ser determinante para o sucesso.
• Custo: Restrições orçamentárias.
• Risco: Os riscos aos quais o projeto está exposto e como são abordados.

Ciclo de Vida de um Projeto

Ideia / Desenho / Desenvolvimento / Entrega

PMI e PMO

• PMI: Sua missão é promover o profissionalismo e a ética na gerência de projetos.
• PMO: Unidade organizacional de suporte à condução dos projetos. Elo de ligação entre a Gerência Executiva e a Gerência de Projetos.

Atribuições do PMO:

• Otimizar a utilização de recursos.
• Disseminar a cultura de gerenciamento de projetos.
• Focalizar no desenvolvimento da gestão na organização.
• Definir princípios e padrões de gestão.

As 9 Áreas de Gerenciamento (PMBOK)

1. Escopo: Assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário.
2. Tempo: Assegurar a conclusão nos prazos previstos.
3. Custo: Manter os custos dentro do orçamento aprovado.
4. Qualidade: Satisfazer as necessidades para as quais foi proposto.
5. Recursos Humanos: Utilizar de maneira eficaz o pessoal envolvido.
6. Comunicações: Assegurar que as informações sejam coletadas e disseminadas.
7. Riscos: Identificação, análise e resposta aos riscos.
8. Aquisições: Planejar e executar aquisições de bens e serviços de terceiros.
9. Integração: Assegurar que os elementos sejam coordenados.

Grupos de Processos (PMBOK)

• Iniciação: Autorização do projeto ou fase.
• Planejamento: Definição e refinamento dos objetivos.
• Execução: Coordenar pessoas e recursos.
• Controle: Monitorar o progresso e tomar ações corretivas.
• Encerramento: Formalizar a aceitação e encerrar o projeto.

Estruturas Organizacionais

• Funcional: Hierarquia onde pessoas são agrupadas por especialidade (produção, marketing, etc.).
• Matricial: Atividades executadas por unidades diversas com coordenação (Leve, Balanceada ou Pesada).
• Projetizada: Equipes trabalham juntas no mesmo local. O gerente possui grande independência e autoridade.

Gerenciamento de Prazo e Cronograma

Consiste em: Definição de atividades, sequenciamento, estimação de duração, desenvolvimento e controle do cronograma.

Estimativas de Duração

• Top-down: Baseada em analogia ou modelos matemáticos.
• Bottom-up: Estimação de atividades individuais somadas.
• Análogas: Baseadas em projetos anteriores.
• Paramétricas: Uso de características do projeto em modelos matemáticos.

Gerenciamento de Custos

• Custos Variáveis: Mudam com a carga de trabalho.
• Custos Fixos: Não associados à quantidade produzida (aluguel, equipamentos).
• Custos Diretos: Salários, viagens, materiais.
• Custos Indiretos: Benefícios da organização como um todo.