Guia Completo de Negociação: Táticas e Gestão de Tempo

O processo de negociar: táticas e gerenciamento do tempo

A negociação é um processo que tem começo, meio e fim, acontecendo ao longo do tempo, em fases.

FASE 1: PREPARAR

Para preparar-se, é preciso:

• Compreender toda a negociação;
• Identificar as áreas de maior utilidade;
• Analisar os negociadores;
• Avaliar os cenários possíveis;
• Usar uma lista de verificação.

Isto requer:

• Analisar sistematicamente todo o tema em questão;
• Conhecer a história prévia das negociações;
• Construir os cenários mais prováveis, incluindo acordos antes de negociar e a quebra das negociações;
• Analisar os atores (a si mesmo e aos outros) com relação às suas competências conhecidas, seu comportamento e resultados em negociações prévias;
• Dimensionar o melhor resultado a ser obtido por ambas as partes (melhor alternativa antes de negociar);
• Antecipar as consequências dos acordos mais prováveis.

FASE 2: CRIAR

Inclui tudo o que se deve fazer quando iniciamos o contato com o interlocutor, sendo atividades associadas mais à criação de valores. Envolve relacionamentos, interesses, opções e legitimidade.

• Relacionamento: As negociações mais importantes são com pessoas ou instituições com quem já negociamos antes e negociaremos novamente. Em geral, um forte relacionamento de trabalho dá poder às partes para negociarem bem suas diferenças. Qualquer transação deve melhorar a capacidade das partes de trabalharem juntas novamente - jamais piorar.
• Interesses: Interesses não são posições, uma vez que posições são exigências das partes. Subjacentes às posições, estão as razões pelas quais elas exigem algo: as necessidades, preocupações, esperanças, desejos e temores. Quanto mais um acordo satisfizer estes interesses das partes, melhor será o negócio.
• Opções: Opções são a gama completa de possibilidades pelas quais as partes poderiam teoricamente chegar a um acordo. As opções são, ou poderiam ser, colocadas na mesa de negociações. Um acordo é melhor se for a melhor de muitas opções, principalmente se explorar todo o ganho mútuo potencial da situação.
• Legitimidade: Refere-se à percepção de quão justo é um acordo. Um acordo fará as duas partes se sentirem tratadas com justiça na medida em que se basear em parâmetros, critérios ou princípios externos, além da vontade de cada uma das partes. Estes parâmetros podem ser leis e regulamentações, normas do setor, a praxe habitual ou alguns princípios gerais como reciprocidade ou precedentes.

FASE 3: NEGOCIAR

É a fase de negociação distributiva, ou seja, a hora de dividir o bolo. Há quatro regras para isso:

1. Enquadrar o problema;
2. Ouvir mais do que falar;
3. Combinar empatia com assertividade;
4. Sumarizar com frequência.

FASE 4: FECHAR

É o momento de conclusão e tomada de decisão na negociação. Em geral, os acordos sustentáveis tendem a ser os que satisfizeram os seguintes aspectos:

• Os interesses substantivos (basicamente cada parte obteve o que queria);
• A sensação de que o procedimento foi justo (que o resultado foi obtido de maneira justa);
• As necessidades da relação (as partes sentem-se respeitadas, compreendidas e estão dispostas a continuar trabalhando juntas).

FASE 5: RECONSTRUIR

Deve-se investir no relacionamento e na sua reputação. Dicas:

• Elogiar quando merecido;
• A fala da vitória do outro (a ideia é presentear o outro lado com algo, de modo verbal ou por escrito, para que eles possam levar isto ao conhecimento do chefe);
• Afirmar legitimidade (dizer, por exemplo, “fizemos a coisa certa” ou “é um acordo justo”);
• Fazer o brinde!

FOLLOW UP

Não esqueça que, após celebrado o acordo, você deve estabelecer um canal eficaz de comunicação com a outra parte e acompanhar o cumprimento do avençado. É primordial evitar o não cumprimento dos termos do acordo, pois disso poderão advir reflexos negativos para o seu futuro relacionamento profissional e reputação.

Dificuldades: enfrentando situações e pessoas difíceis

Negociações não são difíceis, mas as pessoas podem ser difíceis. O ser humano é uma fonte de surpresas. Como enfrentar estas situações?

Primeiro passo: identificar o problema

Às vezes, o problema não está à vista. Uma das maneiras do problema se manifestar é sob a forma de pressão, como por exemplo:

• Pressão de tempo;
• Forma teatral (ataques de raiva ou emoção);
• Ameaça, acusação, propostas ilegítimas, chantagem ou suborno.

Segundo passo: Não reagir

Não diga nada imediatamente, não importa o quanto esteja furioso ou frustrado. Relaxe. Deixe sair o vapor e controle-se. Foque sua energia para desenvolver uma estratégia eficiente.

Terceiro passo: Sair de cena

Se o problema persiste, às vezes é bom sair de cena por um tempo (diga que levará o problema a seus superiores, ou peça um adiamento da reunião).

Quarto passo: Reconhecer o problema

Isto exige controle, informações e raciocínio lógico. O reconhecimento do problema pode ensejar sua solução.

Quinto passo: Separar as pessoas dos problemas

Mostre ao outro que você tem ciência da tática que ele está usando. Separe as pessoas do processo de negociação e procure saber onde está o problema por meio da comunicação.

Sexto passo: Redefinir o jogo

Estratégias fundamentais:

• Redefinir as posições, buscando interesses;
• Redefinir as declarações em termos de critérios objetivos;
• Evitar a voz acusativa (use “eu” em vez de “você”).

Sétimo passo: Tentar mudar o jogo

Se as táticas anteriores não funcionam, tente mudar o jogador do outro lado, mudar o seu próprio negociador, adicionar um mediador ou usar o poder para educar, não para humilhar.

Como negociar com cada estilo

O importante é conhecer o seu estilo e o da pessoa com quem está negociando:

• Catalisador: Ênfase na inovação, criatividade e grandes projetos.
• Apoiador: Ênfase no trabalho em equipe e bem-estar geral.
• Controlador: Ênfase em redução de custos, prazos e metas.
• Analítico: Ênfase em informações, dados, detalhes e segurança.