Guia Completo de Operações de Compra e Gestão de Estoque

Operação Básica de Compra

Inclui um conjunto de atividades necessárias para o desenvolvimento da empresa.

Classes de bens que podem ser adquiridos:

• Ativo Realizável a Longo Prazo: O imobilizado.
• Bens para venda: Inventários.
• Créditos a curto prazo: Despesas.

Real de longo e curto prazo:

• Longo prazo: Representam ativos para a empresa.
• Curto prazo: Consumidos rapidamente com o uso, enquadram-se na categoria de despesas.

O que é necessário para comprar:

• Procura de informações: Consulta ao cartão de estoque para verificar a necessidade de compra (estoque mínimo).
• Resultado: Determinar o número de unidades a serem adquiridas.

Ficha de valores: Detalha as entradas e saídas de mercadorias (unidades físicas e valores). Esta guia permite verificar a existência da propriedade após cada operação e fornece dados de estoque mínimo e máximo.

Seleção de fornecedores:

• Busca de informação: Identificar preço, condições de pagamento e qualidade.
• Resultado: Pedidos de orçamento são enviados aos fornecedores.
• Escolha do fornecedor: Comparação de preços para selecionar a opção mais adequada e envio da ordem de compra.

Fluxo de consulta:

Se o estoque atingir o nível mínimo, inicia-se o processo: envio de pedidos de cotação, comparação de propostas, seleção do fornecedor e envio da ordem de compra.

Recebimento de mercadorias:

Os bens são acompanhados por um documento emitido pelo vendedor. É realizada a análise de qualidade e quantidade dos produtos.

• Conferência com a nota de entrega: Comparação entre o documento e as mercadorias recebidas.
• Conferência com o pedido: Comparação entre o solicitado na ordem de compra e o recebido.
• Entrada no estoque: Registro dos artigos, códigos e valores no depósito ou guia de estoque.

Controle de recebimento:

• Em caso de divergência: É feita uma reclamação ao fornecedor.
• Em caso de conformidade: Assinatura na nota de entrega e envio das mercadorias para o depósito.

O transportador recebe o comprovante de entrega assinado.

Processos Finais:

• Recepção da nota fiscal: Após a conferência, o fornecedor envia a fatura.
• Despesas de transporte: Se o transporte for por conta do comprador, o fornecedor envia uma nota de débito pelo aumento da dívida.
• Retorno de compra: Se a mercadoria não coincidir com o pedido, o fornecedor envia uma nota de crédito para redução da dívida.

Registro da compra:

Para uma boa gestão, é necessário manter o registro escrito de:

• Estoque de mercadorias: Número de unidades e preço de custo via ficha de estoque.
• Dívidas: Controle de contas a pagar aos fornecedores através de fichas de contas correntes.