Guia Completo: O Processo de Compras e Estratégias

O Processo de Compra

O processo de aquisição envolve as seguintes fases:

• Planejamento de compras: Consiste em um estudo prospectivo das necessidades. Desta forma, é possível conhecer os produtos no mercado e estar preparado antes de surgir a necessidade. As análises de compras geralmente são centralizadas no departamento de compras ou contratos, que recebe boletins internos e analisa a prioridade das ordens.
• Pedido de licitações e orçamento: Para compras de alto custo ou aquisições inéditas, o RFP (Request for Proposal) e o orçamento são passos necessários para evitar decisões que afetem a economia da empresa.
• Avaliação das propostas: Após a recepção, as propostas devem ser estudadas, comparadas e analisadas. Para uma avaliação confiável, deve-se evitar solicitar um número excessivo de ofertas.
• Seleção de fornecedores: Os fatores considerados são qualidade, preço, condições e garantias.
• Negociação de termos: Discutem-se pontos negociáveis, como valor mínimo, pagamento, data de entrega e serviços.
• Aplicação da ordem: Após o acordo entre comprador e vendedor, elabora-se um documento que compromete ambas as partes.
• Acompanhamento da encomenda: Monitoramento para verificar o recebimento de todo o material necessário.

Especialidades em Compras

• Compras de ativos: Aquisição de bens que não são para transformação ou venda. O investimento é alto e a decisão é consultada com os usuários da propriedade.
• Compra antecipada: Realizada antes de surgir a necessidade, visando o médio a longo prazo. É uma estratégia para bens básicos ou antecipação de aumentos de preços.
• Compras sazonais: Destinadas a produtos sazonais para atender à demanda específica de períodos do ano, baseadas em dados históricos.
• Compras de rotina: Pequenas quantidades com entrega diária para atender à demanda constante de bens de consumo.
• Compras de oportunidade: Ocorrem quando há preços de pechincha. Envolve risco, mas pode gerar vantagem competitiva quando o fabricante precisa de liquidez ou está renovando estoque.
• Compras de emergência: Aquisições de grande volume realizadas para atender necessidades urgentes, como falta de estoque na produção. Geralmente, não há tempo para orçamentos detalhados.

Planejamento e Fontes de Fornecimento

O planejamento antecipado envolve identificar fontes de bens e serviços através de diretórios, internet, associações, feiras e bancos de dados. Métodos de contato incluem:

• Entrevista com representantes: Facilita a consulta sobre vendas, inventários e equipe de produção.
• Mercados centrais: Áreas geográficas onde se concentram diversos fornecedores.
• Feiras e exposições: Oportunidade para conhecer inovações tecnológicas e tendências.
• Escritórios de compra: Centros de venda estabelecidos pelo fabricante em mercados estratégicos.
• Importadores e atacadistas: Oferecem produtos estrangeiros a preços razoáveis.

Análise de Necessidades

Após receber os boletins, o departamento de compras deve classificar as solicitações:

• Dar preferência a materiais com estoque crítico.
• Verificar se o item é de uso regular ou primeira compra.
• Agrupar pedidos homogêneos ou do mesmo fornecedor.
• Consultar o usuário final antes de encomendar.
• Definir qualidade, quantidade, prazos e condições financeiras.