Guia de Gestão de Compras e Stocks: Estratégia e Processos

Gestão de Compras

A gestão de compras é uma atividade cada vez mais importante e estratégica na cadeia de abastecimento, devido à complexidade tecnológica e especialização de atividades, à globalização e às leis comerciais. A gestão de compras assume a responsabilidade de satisfação das necessidades da empresa, atendendo às necessidades de mercado.

• Tarefas internas: Definir estratégias de compra; colaborar com a rede interna na coordenação de atividades; tomar decisões de compra.
• Tarefas externas: Gerir relações com fornecedores; pesquisar, monitorizar e avaliar fornecedores; colaborar com a rede externa.

“A coordenação de todos os contactos com os fornecedores pode não ser exclusiva do Departamento de Compras. Outros departamentos como I&D, produção, logística e vendas, por possuírem melhores conhecimentos sobre os produtos, podem estar melhor colocados para fazerem essa coordenação.”

Características do Departamento de Compras

A gestão de compras foca-se em gerir relações com os fornecedores e na melhoria contínua do processo de compra, tanto interno quanto entre a organização e os seus fornecedores. A estrutura organizacional da função compras deve procurar uma efetiva colaboração e cooperação com outros departamentos internos, por forma a melhorar a performance da organização.

Principais Atributos das Estruturas Organizacionais

• Grau de centralização: Centralizado ou descentralizado.
• Grau de formalização: Mais ou menos formal.

Vantagens da centralização: Economias de escala, evitar diferenças de preço entre várias unidades, melhorias na gestão de stocks e economias de recursos.
Vantagens da descentralização: Maior rapidez, procedimentos menos burocráticos e responsabilidade direta das decisões.

O Processo de Compra

O processo de compra compreende um conjunto de ações com o objetivo final de adquirir bens e serviços:

1. Análise e identificação das necessidades;
2. Definição das necessidades;
3. Pesquisa dos fornecedores;
4. Solicitação de propostas;
5. Avaliação de propostas;
6. Receção da encomenda;
7. Ordem de pagamento;
8. Avaliação de fornecedores.

Parâmetros na Avaliação de Fornecedores

• Preço;
• Grau de cumprimento de prazos;
• Grau de cumprimento da qualidade;
• Proximidade geográfica.

Objetivos Operacionais e Tomada de Decisão

Os objetivos operacionais de um departamento de compras incluem garantir o normal fluxo de produção e comercialização, promover o crescimento da empresa aumentando a competitividade e atender à minimização do desperdício e obsolescência dos materiais.

Tipos de Situações de Compra

• Compra nova: Caracterizada por um elevado grau de incerteza e risco.
• Compra modificada: Comprar um produto novo a um fornecedor conhecido ou um produto já existente a um fornecedor novo.
• Compra repetida: Comprar um produto já existente a um fornecedor habitual.

Principais dificuldades: Ênfase excessiva no preço em detrimento de outros parâmetros, falhas administrativas, falta de conhecimento técnico sobre os produtos e fraca comunicação interna, o que pode conduzir a um aumento dos custos.

Fatores de complexidade: Globalização, tendência crescente do outsourcing, regulamentação e necessidade de maior rapidez no processo de decisão.

Estratégias de Compras e Metas

A estratégia de compras deve garantir a satisfação das necessidades de acordo com a estratégia global da organização, significando mais do que a redução de custos ou ganhos de eficiência.

• Redução de custos: Ter os menores custos de produção do setor.
• Desenvolver novos produtos: Reduzir o tempo de desenvolvimento.
• Redução de fornecedores: Otimizar a base de fornecedores.
• Qualidade: Melhoria da qualidade global dos produtos.

Modelo de Portfólio de Compras Kraljic

Este modelo visa diminuir as vulnerabilidades do processo de compra e maximizar o poder de compra da empresa.

Etapas de Implementação

1. Classificação das compras: Impacto financeiro e risco de abastecimento.
2. Análise do mercado: Avaliação da capacidade de negociação dos fornecedores.
3. Posicionamento estratégico: Identificação de produtos estratégicos e oportunidades.
4. Plano de ação: Desenvolvimento de estratégias específicas.

Vantagens: Organização da informação, fornecimento de indicadores e avaliação de fornecedores.
Defeitos: Visão apenas interna, não considera os interesses dos fornecedores e utiliza modelos estáticos.

Tipos de Estratégias de Compras

• Otimização da base de fornecedores: Processo para determinar quais fornecedores manter, eliminando os que não cumprem requisitos para obter reduções nos custos de transação e melhoria de desempenho.
• Global Sourcing: Pressupõe a globalização do fornecimento. Permite melhorar as fontes de abastecimento e aceder a novas tecnologias, embora enfrente barreiras como a inexperiência em negócios internacionais.
• Desenvolvimento de parcerias: Investimento conjunto entre comprador e fornecedor.
  • Vantagens: Gestão facilitada, redução de tempo de pesquisa e colaboração em novos produtos.
  • Limitações: Tempo necessário para desenvolvimento, possível limitação de novas oportunidades e conflitos de propriedade intelectual ou preços.

Gestão de Stocks

O que é um stock? É o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva aguardando satisfazer uma futura unidade de consumo. O conjunto de todos os artigos é o stock geral. O consumo corresponde à saída de uma unidade do armazém ou à sua utilização final.

O que é a gestão de stocks? É uma área funcional que inclui a gestão de inputs (matérias-primas e produtos intermédios) e outputs (mercadorias e produtos acabados). O seu objetivo é equilibrar a eficiência económica com a prevenção de ruturas produtivas ou comerciais.

• Gestão de inputs: Fornecimento de matérias à produção de forma economicamente eficiente.
• Gestão de outputs: Fornecimento de produtos aos clientes sem atrasos.

Operações envolvidas: Armazenagem, manutenção de ficheiros, contabilidade de entradas/saídas e classificação por categoria.

Vantagens e Desvantagens da Criação de Stocks

• Vantagens: Finalidade especulativa (comprar baixo para vender alto), assegurar consumo regular em produções irregulares e face às variações de consumo.
• Desvantagens: O risco de rutura apresenta-se como um enorme inconveniente, visto que a sua ocorrência irá provocar vendas perdidas.