Guia de Protocolo Empresarial e Institucional

A base do protocolo é um conjunto de regras, revestidas de uma espessa camada de «bom senso e de bom gosto», que facilitam a vida na sociedade e que devem pautar o relacionamento destas instituições (públicas ou privadas) entre si e com o público a quem se dirige a sua ação. Um bom protocolo empresarial transmite sinais, revela mensagens e demonstra para o exterior que a nossa empresa, além de sólida, está arrumada. Gera confiança e um clima propício à negociação.

Definições de Protocolo

• Protocolo: maneira correta de fazer algo, organização do ritual, documentos conservados com formalidades.
• Protocolo institucional (de Estado): conjunto de normas a cumprir em cerimónias oficiais em que estão presentes chefes de Estado ou altas figuras nacionais ou estrangeiras. Está ao serviço da política externa da diplomacia para dar dignidade aos atos oficiais; possui normas escritas e rígidas, quase intemporais, ligado ao protocolo diplomático.
• Protocolo diplomático: é o conjunto de honras e privilégios externos que se devem tributar, segundo as ocasiões, aos representantes de Estados estrangeiros.
• Protocolo empresarial: código de conduta que rege a maioria das situações da vida de uma empresa: reuniões, apresentações, programas de trabalho e programas sociais; possui regras mais flexíveis e menos formais; conjunto de normas de decoro, etiqueta, saber estar e saber conversar.
• Protocolo social: a cortesia consiste num conjunto de normas que facilitam a vida em sociedade, seja em casa, seja na empresa.
  • Baseia-se na tradição e em costumes imemoriais;
  • Muitas das suas regras são transmitidas de geração para geração;
  • Pode haver normas de cortesia fora do protocolo, mas não pode haver protocolo sem cortesia.

Tipos de Normas

• Normas protocolares: instrumentos e técnicas de preparar e fazer executar as cerimónias privadas, públicas e oficiais.
• Normas de natureza social: convenções e hábitos sociais.
• Normas de caráter ético: boa educação e respeito pelos outros.
• Normas jurídicas / Normas do Estado (Protocolo e Bandeiras): em atos organizados por uma autoridade ou entidade pública, aplicam-se, obrigatoriamente, as normas jurídicas de caráter protocolar e os usos e costumes sociais permitidos.
• Empresas privadas: as normas jurídicas estabelecem critérios de referência para atos privados e etiqueta social.

Protocolo de Estado e Precedências

O Protocolo de Estado é um instrumento da política externa e da diplomacia que facilita a convivência entre Estados e dá dignidade a atos oficiais. Os critérios de precedência incluem:

• Sufrágio: quem é eleito deve ter preferência sobre quem é nomeado;
• Antiguidade: dá precedência ao representante da instituição mais antiga ou ao cargo mais alto;
• Idade: dar prioridade aos mais velhos;
• Estado civil: hábitos sociais recomendam ajustes;
• Cultura: prevalência das instituições culturais públicas sobre as constituídas por coletividades;
• ONG (Organizações Não Governamentais): as associações de solidariedade social, de caráter humanitário, de utilidade pública e as associações de utilidade pública sem fins lucrativos devem prevalecer sobre as outras;
• Fundações: públicas, semipúblicas ou privadas que se dedicam a fins de interesse social, contribuem para o desenvolvimento social, dedicam-se ao mecenato ou instituíram prémios, bolsas de estudo e galardões para premiar trabalhos e iniciativas de interesse social.

Normas Específicas do Protocolo numa Empresa

O protocolo é uma ferramenta para a excelência empresarial. É uma técnica comunicativa que tem por objetivo alcançar a eficácia e a excelência nas atividades públicas ou perante os públicos das empresas e das instituições. Deve integrar o Plano de Comunicação para:

• Criar uma imagem positiva;
• Economizar tempo e dinheiro;
• Promover um bom ambiente na empresa.