Guia de Seleção e Avaliação de Fornecedores
Quais as informações que nós pedimos?
Uma vez que compilou a lista de potenciais fornecedores, entramos em contato, por carta ou pessoalmente, para solicitar as informações que precisamos saber. A informação está centrada em três aspectos:
- Condições Econômicas: preço unitário por lote, descontos comerciais, abatimentos e implementação, os custos de embalagem, custos de transporte e seguro, o pagamento e a taxa de adiamento.
- Condições Técnicas: aspectos técnicos, de qualidade, embalagens especiais, montagem e instalação, período de garantia, treinamento de usuários e pós-venda de peças e serviços.
- Serviços de Pós-venda: entrega, devolução de excesso, revisão dos preços e outros serviços.
Seleção de Fornecedores
O processo de avaliação permite uma pré-seleção entre os prestadores de serviços, baseada em sua solidez financeira e na oferta de produtos de qualidade.
Os fatores do produto e do fornecedor são os seguintes:
- As características técnicas e facilidade de uso.
- O treinamento oferecido pelo fornecedor e os prazos necessários para fazê-lo.
- A flexibilidade do fornecedor para satisfazer as necessidades do cliente.
- A confiança e compreensão entre o comprador e o vendedor, garantindo conforto na ordem de fornecimento.
Depois de escolher um fornecedor ou fornecedores, devemos responder a todas as empresas que tenham apresentado a sua proposta. Aos fornecedores não selecionados, vamos indicar as razões por que não aceitaram as suas condições; como eles poderiam fazer novas ofertas, é conveniente deixar uma porta aberta para eventuais negociações.
Características para Avaliar os Fornecedores
- Reputação geral do fornecedor.
- Condições financeiras.
- Flexibilidade do fornecedor para se adaptar às necessidades da empresa.
- Experiência com o fornecedor em situações semelhantes.
- Serviços técnicos oferecidos.
- Confiança com o vendedor.
- Acomodação na oferta da ordem.
- Dados sobre a adequação da ordem.
- Preço.
- Especificações.
- Facilidade de uso.
- Preferências do usuário principal do produto.
- Treinamento oferecido pelo fornecedor.
- Tempo de formação.
- Confiança na data de entrega prometida.
- Fácil manutenção.
- Serviço de pós-venda.
Análise das Necessidades
O departamento de compras, depois de receber as solicitações (newsletters), procede à sua classificação. O processo é geralmente o seguinte:
- Dê preferência a aplicações como materiais cujos estoques estão no "fundo do poço" (níveis críticos).
- Verifique se o item é usado regularmente ou se este é um artigo para compradores de primeira vez.
- Ordenar boletins de materiais homogêneos, materiais fornecidos por diversos fornecedores e produtos importados.
- Consulte o futuro usuário antes de encomendar.
O próximo passo é decidir a qualidade a que devem obedecer os materiais, a quantia que deve ser solicitada, o tempo de entrega, condições financeiras, etc. Quando você está envolvido nas seções de suprimento, armazém, fabricação e vendas, a resposta para perguntas como quanto comprar, quando buscar a ordem e a que preço, são geralmente resolvidas no departamento técnico ou de vendas.
As condições que são levadas em conta para a quantidade de cada pedido, ou se deseja fazer um único pedido em parcelas, vão afetar o resto do processo de compra; por isso, utiliza-se a informação dos arquivos da empresa, juntamente com o sistema de armazenamento, a política de compras e a situação econômica.
Solicitação de Proposta e Orçamento
A fase de lances e pedido de orçamento é feita nos seguintes casos:
- Quando você começa a atividade.
- Quando você tem que comprar um novo produto.
- Quando não estamos satisfeitos com os fornecedores atuais.
- Para expandir a carteira de fornecedores.
- Para responder à publicidade recente.
Como o processo de petição oferece um custo econômico, vamos garantir o envio do pedido apenas para os prestadores cuja resposta inclua uma oferta de seu interesse.
Dependendo da política de compras adotada pela empresa, há vários fatores que influenciam na decisão de comprar do fabricante, do atacadista (grossista), ou de ambos, que são:
- O tipo de produto.
- O valor solicitado em cada ordem.
- A localização da loja.
- Os serviços oferecidos pelo fornecedor.