Gestão de Inventário e Compras: Guia Completo

O Inventário e a Gestão de Compras

A Função Compras

A função compras consiste na aquisição dos materiais necessários para a atividade da empresa (produção e/ou venda), garantindo o abastecimento para o início do processo produtivo ou comercial.

O objetivo global da função de compras é fornecer ao departamento de produção os materiais necessários (matérias-primas, peças sobressalentes, embalagens, etc.) para a fabricação e venda dos produtos, organizando os diferentes estoques gerados neste processo.

A função de suprimentos é composta por três aspectos fundamentais: compras, armazenamento e gestão de estoques.

• Compras: Encarregada de adquirir os produtos necessários, considerando preço, qualidade, prazos de entrega e condições de pagamento. Envolve a seleção estratégica de fornecedores.
• Armazenamento: Implica a disponibilidade de espaços físicos para guardar os produtos adquiridos e os itens fabricados até a venda final, utilizando um sistema organizacional de classificação.
• Gestão de Inventário: Desenvolvimento de um sistema para determinar a quantidade de estoque a ser mantida e o ritmo das encomendas para atender às necessidades da empresa.

O Ciclo de Aquisições

A função de suprimentos é um processo cronológico. O ciclo de aquisições compreende o período entre a conclusão da compra e o momento em que os produtos são entregues aos clientes.

Este ciclo varia conforme o tipo de empresa:

• Empresa Produtora: O ciclo inicia com a compra de materiais, que permanecem no depósito até a produção. Após a fabricação, os produtos acabados retornam ao estoque até a venda.
• Empresa Comercial: O ciclo é mais simples, reduzido a dois movimentos: entrada por compras e saída por vendas, sem transformação do produto.

Estoques: Conceito e Tipos

Estoques são materiais depositados em armazéns para funções específicas. Também conhecidos como stocks ou inventários, podem ser classificados como:

• Matérias-primas: Insumos destinados à transformação.
• Produtos semiacabados: Itens em processo de fabricação.
• Produtos acabados: Bens prontos para consumo ou venda.
• Mercadorias: Itens adquiridos para revenda sem transformação.
• Outros: Combustíveis, peças, embalagens e material de escritório.
• Subprodutos e resíduos: Materiais secundários ou recicláveis obtidos no processo.

Gestão de Stocks

Os estoques conferem flexibilidade às operações. A empresa mantém recursos armazenados para:

• Evitar a ruptura de estoque (falta de produtos).
• Equilibrar diferenças entre ritmos de produção e demanda sazonal.
• Obter descontos por volume de compra.

Classificação dos Custos de Inventário

Os custos de gestão podem ser divididos em:

• Custos de pedido: Despesas administrativas de gestão e colocação de pedidos.
• Custos de aquisição: Preço de compra do produto.
• Custos de manutenção: Incluem custos administrativos, operacionais (pessoal/equipamentos), espaço físico (aluguel/seguro), custos econômicos (obsolescência) e financeiros (juros).
• Custos de ruptura: Prejuízos causados pela falta de estoque para atender clientes ou produção.

Indicadores de Gestão

Para uma gestão ideal, deve-se considerar:

• Estoque Máximo: Limite superior de armazenamento para evitar custos excessivos.
• Estoque Mínimo ou de Segurança: Nível mínimo para evitar o risco de ruptura.
• Ponto de Pedido: Nível de estoque que dispara a necessidade de uma nova encomenda, considerando o tempo de entrega do fornecedor.