Guia Completo para Redação de Ofícios no Serviço Público
OFÍCIO
Utilizado para comunicação, preferencialmente entre órgãos do serviço público. Cada ofício deve conter um único assunto. A numeração dos ofícios recomeça a cada ano. A paragrafação pode seguir o estilo americano (sem entrada de parágrafo) ou o estilo tradicional. No estilo americano, todo o texto, a data e a assinatura são alinhados à margem esquerda. No estilo tradicional, devem ser centralizados.
a) TIMBRE: impresso no alto do papel.
b) NÚMERO: cerca de três linhas abaixo do timbre, à esquerda. Escreve-se Ofício nº na margem esquerda, seguido do número do ofício e dos dois últimos algarismos do ano. Se houver mais de um órgão emissor, coloca-se a sigla do órgão antes do número.
c) LOCALIDADE E DATA: na mesma linha do número, à direita.
d) EMENTA: abaixo do código e número, na linha seguinte ou a cerca de três linhas.
e) INVOCAÇÃO: cerca de três linhas abaixo da ementa.
f) TEXTO: cerca de cinco linhas abaixo da invocação. Se o texto for longo, os parágrafos podem ser numerados.
g) CUMPRIMENTO FINAL.
h) ASSINATURA: cerca de três linhas abaixo do cumprimento final. É composta do nome do emissor (só as iniciais maiúsculas) e cargo ou função (em maiúsculas).
i) ANEXOS: quando houver documentos. Escreve-se Anexo: à margem esquerda, seguido da descrição.
j) ENDEREÇO: na parte inferior, à margem esquerda. Deve conter o nome do receptor, forma de tratamento, cargo (precedido de DD - Digníssimo) e endereço completo. Se o ofício tiver mais de uma página, o endereço fica na primeira.
l) INICIAIS: na última linha, à esquerda. Iniciais do redator e do digitador, separadas por barra (/). Se forem a mesma pessoa, colocar apenas a barra e as iniciais.
m) Paginação: quando o texto for longo:
- Endereço e iniciais na primeira página.
- Na folha de continuação, três linhas abaixo do timbre, repete-se o número seguido do número da folha.
- Duas linhas abaixo do número e folha, seguem o texto, cumprimento final e anexos.