Guia de Documentos Comerciais e Comprovantes de Negócios
Documentos de negócios: Um documento comercial, também chamado de "prova" ou comprovante, constitui a evidência de qualquer operação realizada pela empresa. Assim, cada documento atesta um tipo de transação. Sabe-se que qualquer operação envolve pelo menos duas partes; para cada uma delas, o documento terá um significado diferente (como comprador ou vendedor, devedor ou credor, pagador ou cobrador, etc.).
| DOCUMENTO | FINALIDADE / TESTE |
|---|---|
| FATURA (BILL) | Comprovante de compra / venda. |
| RECIBO (RECEBIMENTO) | Comprovante de pagamento / cobrança. |
| REMITO (RETURN) | Comprovante de entrega / recepção de mercadorias. |
| NOTA PROMISSÓRIA (IOU) | Atesta o compromisso de pagar em uma determinada data (direito de receber). |
| CHEQUE | Ordem de pagamento à vista a um banco para pagar o portador. |
| CHEQUE DIFERIDO | Ordem de pagamento para um banco para ser compensada após uma determinada data. |
| BOLETA DE DEPÓSITO | Atesta o depósito de dinheiro ou cheque em uma conta bancária. |
Fatura (Bill)
As vendas sempre geram uma fatura. Sob a suposição de que a nossa empresa é um Responsável Inscrito, emitimos dois tipos de faturas:
- Tipo "A": Destinada a vendas para outros Responsáveis Inscritos. Os preços indicados não incluem IVA, portanto, deve-se adicionar a alíquota de 21%. O preço total a ser pago pelo cliente é a soma do valor base mais o IVA. O comprador fica com o original e o vendedor com o duplicado.
- A numeração da fatura consiste em dígitos que indicam o ponto de venda (POS) e 8 dígitos que indicam o número do comprovante; estes números devem ser correlacionados e crescentes.
- Se realizarmos entrega em domicílio, deve-se fazer uma referência e indicar o número do remito neste comprovante.
- Tipo "B": Destinada a vendas para consumidores finais ou Monotributistas. Neste caso, o preço informado já inclui o IVA.
Nota Promissória (IOU)
- Deve-se inserir o montante a pagar em letras e números.
- Devem ser incluídos o local, a data de emissão e a data de vencimento da obrigação (em números e letras).
- O selo representa o valor da nota.
- Importante: Um documento sem assinatura é inválido.
Cheques e Pagamentos
O Cheque Diferido tem a distinção de possuir duas datas: uma correspondente à emissão e outra para a data em que o pagamento pode ser efetivado. Assim como a nota promissória, não é válido se não for assinado pelo emitente.
O Cheque Comum é similar ao diferido, mas possui uma data única: a de emissão, podendo ser descontado a partir daquele dia. Semelhante ao anterior, só é válido com a assinatura.
A Boleta de Depósito deve incluir a data e o local da operação, o montante (em números e letras) e o número da conta para crédito do valor depositado (em dinheiro vivo, cheques ou ambos).
Recibo (Recebimento)
- O recibo é emitido pela pessoa que recebe o dinheiro ou cheques em pagamento total ou parcial de um direito a seu favor.
- Não é obrigatório emitir um recibo em vendas à vista (onde a fatura serve como prova), mas é necessário quando o pagamento ocorre posteriormente, seja por venda a crédito ou parcelamento.
- Deve-se registrar a data em que o pagamento é recebido e a forma do recebimento.
- Se receber um cheque, deve-se indicar o número do documento e o banco correspondente.
- Também deve-se registrar o número da fatura que deu origem ao direito de cobrança, a data e o respectivo montante.
- Quem paga mantém o original e quem recebe mantém o duplicado.
Remito (Return)
- Este documento acompanha a mercadoria no momento da entrega e detalha apenas os produtos e suas quantidades, sem mencionar preços.
- Este documento não gera registro contábil imediato na tabela de ativos, pois o registro oficial ocorre no momento da emissão da fatura.