Fundamentos do Orçamento e Planejamento Empresarial

O orçamento é um plano administrativo que abrange todas as fases das operações para um período futuro definido. Trata-se de um instrumento utilizado para descrever o plano geral das atividades e dos investimentos por um período determinado, que tem como embasamento os objetivos e metas do plano estratégico da empresa. O orçamento reúne os planos de operação da empresa e pode desempenhar várias funções no desenvolvimento do controle gerencial das organizações. O orçamento torna-se um instrumento que formaliza as metas e os objetivos e funciona como uma orientação para comunicar “de onde” e “para onde” a empresa deveria caminhar, além de permitir traçar o horizonte de curto, médio e longo prazo.

Planejamento e Controle

O planejamento precede o controle em termos de desenvolvimento dentro das organizações. Planejar sem controlar é desperdício de tempo e energia; energia despendida pelos gestores sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos. O controle é fundamental para o desempenho atingido, permitindo comparar resultados obtidos e resultados planejados, ajustar ações para atingir os objetivos e repensar objetivos.

Características do Orçamento

• Planejar: programar as atividades de um modo lógico e sistematizado, de maneira que as ações de curto prazo correspondam à estratégia de longo prazo da empresa;
• Coordenar: as ações e atividades dos diversos departamentos da empresa para garantir a sinergia e consistência das ações;
• Comunicar: informar a todos os objetivos, oportunidades e planos da empresa aos diversos gerentes de equipes para a sua disseminação;
• Motivar: fornece estímulos para que todos atinjam as metas pessoais e organizacionais desejadas;
• Controlar: controlar as atividades da empresa por comparação das ações com os planos originais, para realizar os ajustes necessários;
• Avaliar: fornecer bases para a avaliação dos resultados de cada departamento, com base nas metas propostas pela direção, nas estratégias e nos recursos.

Princípios para a Construção do Orçamento

Para a construção de um orçamento empresarial adequado, faz-se necessário seguir princípios gerais de planejamento. Consiste na administração compreender o papel do planejamento nos negócios, estando convencida do benefício que ele traz à organização, e dedicar recursos ao seu desenvolvimento, apoiando o instrumento nas suas várias etapas e cobrando resultados.

As responsabilidades devem estar claras: quem faz o que é algo bem definido; o organograma formalizado pela organização deve corresponder à estrutura. Comunicação e participação são duas vertentes da mesma moeda. Devem ser evitados tanto o plano acomodado (ou seja, sem desafios) como também o plano agressivo em demasia, mas com baixa probabilidade de se converter em realidade.

Oportunidade e Monitoramento

A oportunidade está ligada à disposição de informações: um plano anual deve ser montado, analisado, aprovado e divulgado antes do seu início. Deve-se usar dados para a elaboração de cronograma com relatórios de projeções de controle orçamentário. O plano não deve dominar a organização; o processo de planejamento é um instrumento a serviço dos executivos.

O planejamento só se consuma se for monitorado, acompanhado e controlado. O processo de planejamento deve passar por revisão que incorpore as variações já decorridas.

Diretrizes, Cenários e Premissas

• DIRETRIZES: Resumo da alta administração; direcionamento das ações. É a tradução daquilo que foi decidido no planejamento estratégico e deve ocorrer no intervalo de tempo a ser considerado pelo orçamento.
• CENÁRIOS: O cenário deve considerar, dentre outros elementos, o cenário político, o cenário econômico e o cenário mercadológico (clientes, fornecedores, concorrência, etc.).
• PREMISSAS: São também denominadas de pressupostos, uma vez que são definidas por alguém na empresa antes de o processo de planejamento ser iniciado. Devem ser, de alguma forma, resultado de algum nível de consenso entre os gestores. Dividem-se em:
  • Operacionais: Referem-se às atividades propriamente ditas. Destacam-se: fatores de consumo de materiais e mão de obra (no caso de uma entidade manufatureira); hierarquia de produtos para o período futuro; estrutura organizacional do ponto de partida no início do período; relação dos centros de custos e unidades de negócios a detalhar no plano de contas; tendência de obtenção de insumos (importados ou locais); e pontos de partida (saldos de balanço, preços, salários, etc.).
  • Estruturação: Correspondem aos critérios considerados, tais como moeda de decisão utilizada e período de planejamento (ex: janeiro a dezembro).
  • Econômico-Financeiras: São as premissas mais conhecidas, como inflação, juros, variação dos preços dos insumos e variação cambial. Devem apresentar consistência com o cenário econômico adotado.

Orçamento Operacional e Plano Orçamentário

O Orçamento Operacional é um plano financeiro detalhado que projeta todas as receitas, custos de produção e despesas operacionais ligadas ao funcionamento diário de uma empresa para um período futuro, geralmente de um ano. Contém a maior parte das peças orçamentárias, compreendendo: orçamento de vendas, orçamento de produção, orçamento de compra de materiais e estoques, e orçamento de despesas departamentais.

O PLANO ORÇAMENTÁRIO inclui o Orçamento de Investimentos e Financiamentos, que prevê os gastos com a aquisição de ativos permanentes (maquinário, imóveis, tecnologia) e define a origem dos recursos (empréstimos, capital próprio ou de terceiros). Inclui também a projeção dos demonstrativos contábeis (orçamento de caixa), que é a projeção das entradas e saídas de dinheiro, mostrando se haverá sobra ou falta de recursos.

Orçamento de Vendas

A etapa inicial do orçamento de vendas é a determinação das quantidades a serem vendidas. É o ponto de partida de todo o processo de elaboração das peças orçamentárias. Na maioria das empresas, todo o processo de planejamento operacional decorre da percepção da demanda, sendo o volume de vendas o fator limitante para o processo orçamentário.

O Orçamento de Vendas compreende as seguintes partes:

• A previsão de vendas em quantidade para cada produto;
• Identificação dos impostos sobre as vendas;
• Previsão dos preços para os produtos e seus mercados.

Aspectos Gerais do Orçamento de Venda: Previsão de vendas, previsão de preços e identificação dos impostos.