Guia de Documentos Comerciais: Faturas, Notas e Ordens

Fatura Comercial

O projeto de fatura ou fatura comercial é um documento comercial que reflete todas as informações de uma transação de venda. A informação essencial que aparece na fatura deve refletir a entrega de um produto ou a prestação de um serviço, juntamente com a data de exercício, bem como a indicação do montante a pagar como compensação. Além disso, o documento deve conter os dados do expedidor e do destinatário, os detalhes dos produtos e serviços oferecidos, preços unitários, preços totais, descontos e impostos.

Características

• Origina-se na compra e venda de mercadorias, bem como em outras modalidades contratuais de transferência de propriedade dos bens;
• Pode ser afetada a segurança, o pagamento acordado em diferido do preço, o objeto da venda ou outras relações contratuais acima referidas;
• Devem ser bens comerciais ou outros bens além do dinheiro, não sujeitos a registro;
• Bens e mercadorias podem ser descartáveis ou não, identificáveis ou não;
• Não devem estar sujeitos a qualquer encargo ou gravame, exceto o que o título representa.

Conforme definido pelo vendedor ou pelo comprador, o título é comprovado por si e por outros meios admissíveis de que ele recebeu a mercadoria ou mercadorias descritas na fatura de acordo com sua satisfação; somente uma vez a respeito, o título pode ser transferido. Desde o seu cumprimento, além de contas de crédito, consiste no equilíbrio do preço fixado pelo mesmo título; o direito real de garantia é constituído por todos os bens e propriedades descritas no mesmo documento para o registro.

Nota de Vendas

Chama-se nota de venda o documento comercial detalhado em que o vendedor vendeu mercadorias para o comprador, indicando a quantidade, preço, data de entrega, pagamento e outras condições de operação. Aceita a ordem por parte do vendedor, isso gera a nota de venda, que se encarrega do compromisso de entregar as mercadorias, conforme detalhado na mesma, e o comprador é obrigado a recebê-las. Este documento comercial é vinculativo para ambas as partes ao realizar a transação nos termos previstos. É emitido em duplicado. Este documento não cria contas.

Guia de Remessa (Câmaras Guia)

Esses documentos são necessários quando os emitentes optam por adiar a emissão da fatura e quando movimentam mercadorias, sejam para venda ou não. Deve conter o nome completo do prestador do serviço e do destinatário da mercadoria fornecida, no caso das convenções que são vendidas, além de outros instrumentos jurídicos necessários.

Apresenta maiores detalhes sobre as espécies que se movimentam, indicando as unidades, peso ou volume, nome e características da espécie e valor unitário.

Na transferência de bens tangíveis que se aplicam aos itens de mobiliário feitos por agentes, corretores ou leiloeiros, quando as vendas não importam, é obrigatória a inclusão dos componentes relatados nos guias de estudo: um preço unitário de espécies, estimado no valor real dos bens em causa. Podem ser agregados, mas não indicam claramente o valor acrescentado.

Em outras transferências que não envolvam o valor unitário de venda, este pode ser omitido, mas serão registradas de forma clara e detalhada as razões para isso. Por exemplo: no caso de transferência de mercadorias para distribuição, de um armazém para outro do próprio emitente.

Nota de Débito

A Nota de Débito é a comunicação enviada por um comerciante ao seu cliente, notificando que foi debitada em sua conta uma certa quantia ou valor, pelo conceito indicado. Este documento aumenta a dívida, seja por erro de faturamento, atraso nos pagamentos de juros, etc. Existem vários casos para o uso deste documento, como:

• Nos bancos: quando há uma carga de comissão ou selo aplicada a um cheque depositado e sacado em outra praça.
• Nas lojas: quando se paga o frete para o transporte de uma mercadoria, ou quando são debitados juros e taxas sobre documentos selados.

Quando o vendedor deseja informar ao comprador que foi carregado em sua conta um determinado montante, emite uma Nota de Débito. As causas de sua emissão podem ser:

• Erro a menos no faturamento;
• Juros;
• Despesas de frete;
• Despesas bancárias ou outras.

A Nota de Débito sempre traz um aumento para o comprador, por isso é um documento de registro.

Ordem de Compra

A ordem de compra ou pedido de compra é uma solicitação por escrito a um fornecedor de alguns artigos a um preço acordado. O pedido também especifica as condições de pagamento e entrega. A ordem de compra é uma autorização para que o fornecedor entregue os itens e apresente uma fatura. Todos os itens comprados por uma empresa devem ser acompanhados pelas ordens de compra, que são listadas em série para fornecer controle sobre seu uso.

Normalmente, uma ordem de compra inclui: o original enviado ao fornecedor (que retorna ao departamento de contabilidade para registro nas contas a pagar) e uma cópia para o departamento de compras.

Nota de Crédito

Este é o documento que o comerciante envia ao seu cliente para comunicar a acreditação em sua conta de um certo montante, pelo motivo expresso nele. Alguns casos em que se emprega: ruptura das mercadorias vendidas, reduções de preços, descontos ou correções de erros de faturamento. É o documento que o vendedor faz e envia ao comprador para informar que baixou de sua conta uma determinada quantia, pelos seguintes motivos:

• Erro a mais no faturamento;
• Concessão de aumentos ou reduções;
• Retorno de mercadorias.

A Nota de Crédito sempre provoca uma diminuição para o comprador ou devedor, sendo um documento de registro.