Documentos Administrativos: Guia Prático

Ofício

Este é o documento utilizado pelas agências ou unidades da administração pública, regional e local para comunicar uns com os outros.

As partes que compõem o ofício são:

• Casa
• Conteúdo
• Final

O início contém os seguintes elementos:

• Timbrado: Nome do ministério e/ou organismo público ou uma unidade ou órgão administrativo.
• S/Nº, N/Ref: Letras ou números que indicam o local de origem ou de destino. O primeiro é registrado pelo emitente (N/Ref), e quando respondem, escrevem tanto a referência recebida como a respondida (S/Ref, N/Ref).
• Assunto: Deve ser escrito de forma breve e clara a razão que motiva o ofício.

Os nºs S/Ref, N/Ref e Assunto devem, preferencialmente, ser escritos em negrito.

O conteúdo é uma declaração clara e curta do que se quer comunicar.

A parte final deve ser composta de vários elementos:

• Local: Cidade onde está localizada a agência pública emissora do documento.
• Data: Dia, mês e ano de assinatura. Deve ser expressa na forma longa, por exemplo, 08 de janeiro de 2009.
• Fórmula de Signatário: Cargo, como "Diretor Provincial" ou "Chefe do Departamento".
• Assinatura: Rubrica do responsável.
• Identificação do Signatário: Nome.
• Destinatário: Título ou cargo do destinatário, e o nome da agência ou órgão a que pertence, por exemplo, o Sr. Chefe do Departamento de Pessoal da cidade de Palma de Mallorca.

Nota Interna

Este é o documento usado para comunicação entre departamentos ou unidades dentro do mesmo órgão. Órgãos superiores são ministros, secretários de estado, secretários-adjuntos e secretários-gerais, que se reportam ao subsecretário.

As peças que compõem o memorando interno são:

• Casa
• Conteúdo
• Final

No início, você vê os seguintes elementos:

• Timbrado: Nome do ministério e/ou organismo público ou uma unidade ou órgão administrativo.
• Local e data: Local e data de emissão.
• S/Nº, N/Ref: Você vai escrever letras ou números das referências de origem ou de destino da nota interna.
• De: Nome do remetente, que assina a nota interna. Também incluir a sua ocupação.
• Dirigido a: Nome do destinatário e sua posição.
• Assunto: Breve descrição do motivo pelo qual o memorando interno.

Os nºs S/Ref, N/Ref, De, Assunto e Dirigido a, preferencialmente, devem ser escritos em negrito.

O conteúdo consiste em uma exposição curta e clara do que causou o documento.

O fim contém a assinatura ou rubrica da pessoa que enviou a nota.

Notificação

Notificação é o processo pelo qual o órgão competente notifica o interessado ou aqueles que estavam interessados em uma resolução ou acordo.

No processo de notificação, há duas fases:

• Gestão de informação.
• Reportagem prática.

A gestão da comunicação deve ser concluída no prazo de dez dias a contar da data em que o ato foi emitido pela autoridade competente.

A prática de notificação é feita por um funcionário, seja judicial, correios oficiais, etc., ou por um meio telemático, tais como fax ou correio eletrônico (e-mail) com domicílio no local estabelecido pelo interessado no documento administrativo que provocou o ato ou decisão administrativa.

O documento que informa o cidadão de uma notificação ou comunicação é chamado de acreditação da notificação.

As peças que incluem o credenciamento de aviso são:

• Casa
• Conteúdo
• Final

A parte do início do documento contém os seguintes elementos:

• Timbrado: Onde tem o nome do ministério ou organismo público ou uma unidade ou órgão administrativo.

Em linha separada aparecem em letras maiúsculas: "Prova de Serviço."

• Texto no início: Fundamento jurídico pelo qual passamos a fazer o credenciamento, que é registrado o documento/s que são relatados e indica a data da sua execução, bem como a identificação com nome e sobrenome ou relatado social/a.

O conteúdo deve incluir os itens listados abaixo:

• Local: Local onde o aviso é dado.

• Médio: Devem ser registados os meios utilizados para a notificação, como fax, correio, mensagens privadas, et cetera.
• Circunstâncias do anúncio servido: Identificação da pessoa que recebeu a notificação, nome, data e posição. Em caso de rejeição, especificando os motivos.
• Circunstâncias da notificação não foi praticado: Se é desconhecido o local de serviço ou incapacidade de surgir serão inscritos nesta seção.

A parte final é composta pelos seguintes elementos:

• Local e data: Local e data em que são feitos o credenciamento da notificação.
• Assinatura: Rubrica do responsável pela notificação que indica sua posição ou profissão, como carteiro, oficial de justiça, etc.

A Publicação ou Anúncio

A publicação ou anúncio é um ato físico que envolve a inserção de um ato administrativo em um jornal oficial, BOE, BOP, Boletins da Autonomia ou um quadro de avisos, jornais ou outros meios de comunicação.

A Aplicação (Requerimento)

Este é o documento que contém um ou mais pedidos de um cidadão ou organizações a fim de iniciar a ação do órgão de administração que é direcionada para satisfazer as reivindicações de um ou mais com base no direito subjetivo ou interesse legítimo.

Os formulários de inscrição serão estabelecidos pela Administração, quando envolve um grande número de aplicações, tais como nas competições e serão fornecidos gratuitamente aos cidadãos como nos serviços administrativos.

O aplicativo consiste nos seguintes componentes:

• Casa
• Conteúdo
• Final

O início contém os seguintes elementos:

• Nome do requerente ou representante.
• Número de Identificação do requerente.

No caso de o requerente (individual) assinar o requerimento em nome de uma entidade (como, por exemplo, empresa) continuará na próxima linha com algo parecido com o seguinte ou similar:

"Em nome de [nome ou nome da empresa que ele representa] CIF [serial dígitos] e com sede em [tipo de estrada, o nome da rua, n. Não, CP cidade, e] província".

Na parte de conteúdo inclui:

• Exposto: Explicação dos motivos do pedido é feito através de sua lista:

Em primeiro lugar...

Segundo...

Terceiro...

Aqui e no parágrafo separado está escrito: "De acordo com todos os acima."

• Requerida: Expressão clara da petição ou petições feitas pela lista a seguir.

Em primeiro lugar...

Segundo...

Terceiro...

A enumeração de ambos os expostos e o pedido é, preferencialmente, escrita em negrito. Se estes dois pontos têm apenas um motivo e/ou solicitar, respectivamente, não precisa de lista.

• Ins: Referem-se aos documentos que possam surgir. Eles podem ser divididos em dois grupos: documentos necessários, que devem necessariamente acompanhar a aplicação se for solicitado.
• Dados e informações recorrentes pretendem fornecer devido ao motivo que originou a solicitação.

No final do pedido de incluir os seguintes elementos:

• Meios preferidos: Para receber a notificação ou resposta ao pedido, ou seja, a carta, computador, suporte, fax, e assim por diante.
• Reportagem local: Endereço ou local para receber a notificação.

Estes dois números não aparecem quando o pedido não foi dada uma resposta pessoal, como no caso de candidaturas apresentadas para a competição.

• Local e data do pedido.
• Assinatura ou seção ou o requerente ou seu representante.
• A identificação do corpo. Unidade Administrativa ou pessoa a ser abordada.

Além disso, é necessário indicar que um número crescente de administrações que inclui nas suas formas de aplicação Web page a ser preenchido e, em seguida, imprimi-las diretamente, como com vários ministérios, universidades, prefeituras, etc.

A Declaração

Este é o documento que os particulares, pessoas jurídicas e outras organizações (associações culturais, desportivas, etc) Relatório ou o registro feito para a autenticidade dos fatos, situações ou circunstâncias que o órgão público, seja por força ou pelas circunstâncias em qualquer momento.

Sirva como exemplo a declaração a ser apresentada pelo contribuinte a um órgão público, indicando que não recebeu subsídios em algum momento ou que outros a ser apresentado por um contribuinte informando, porque a perda do certificado foi emitido Ministério das Finanças, que não é obrigado a declarar imposto de renda a aplicar, por exemplo, ajuda um dado ou do subsídio.

As partes que compõem uma declaração são:

• Casa
• Conteúdo
• Final

Home, que consiste em:

• Nome e sobrenome da pessoa ou pessoas envolvidas.
• NIF, endereço, CEP, cidade e província.
• Se a pessoa referida agindo em nome de uma empresa, vamos continuar com o seguinte: "em nome de ... (nome ou razão social da empresa que é) ... com CIF ... (dígitos) e estabeleceu ... ... social. (Av Citando a rua., Square ... PB, cidade e província), ...
• Motivo para a elaboração e assinatura da declaração.

Conteúdo, esta segunda parte é constituída por:

• DECLARO (palavra abaixo da seção anterior) e, em seguida, move-se para afirmar o fato, fatos ou situação, a elaboração do documento, na sua enumeração
• Em primeiro lugar...

Segundo...

Final, que por sua vez consiste no local e data de elaboração do mapa (versão longa) e assinatura do declarante. Não é necessário indicar o login e exibidos os dados para a identificação.

Dirigida a Sua Excelência o Presidente da Câmara de Bilbau, em nome de todos os vizinhos de Baracaldo, solicitando a pavimentação das ruas e no estado em que se encontram estão praticamente intransitáveis.

Endereçado ao Coronel Chefe recrutas caixa, solicitando a extensão que está sendo chamado até de um estudante de segundo ano na Escola de Engenharia Industrial de Barcelona.

Dirigida ao diretor-geral da economia da província de Albacete por Don Angel González Sanz, 18 anos de idade, aplicando a participar em concursos de assistente administrativo chamado por esta instituição

Dirigida à delegação da indústria Navarra, SA de indústrias Zaragoza Júpiter (o diretor é Don Octavio Jesus Benevi) solicitando autorização para instalar uma fábrica de conservas em Tudela